80 % weniger manuelle Arbeit · 99 % weniger Fehler
Dokumente anonymisieren.
Auf Knopfdruck.
Der // PRIMA Anonymizer entfernt personenbezogene Daten automatisiert aus Ihren Dokumenten – damit können Sie Betroffenenanfragen einfach und rechtskonform beantworten.
Manuelle Anonymisierung kostet wertvolle Zeit, birgt Risiken und ist schwer zu überprüfen.
Hoher manueller Aufwand
Manuelles Sichten und Schwärzen frisst Zeit: Dokumente werden einzeln geöffnet, Textstellen gesucht, markiert und erneut geprüft. Dazu kommen Rückfragen per E-Mail, Versionen und das 4-Augen-Prinzip. Ergebnis: lange Durchlaufzeiten, teure Kapazitäten und Staus im Prozess. Mit Automatisierung sinkt der Aufwand typischerweise von Stunden auf Minuten.
Hohe Fehleranfälligkeit
Unklare Regeln, unterschiedliche Arbeitsweisen und Müdigkeit führen zu Auslassungen oder Über-Schwärzungen. Ein einziger Fehler kann personenbezogene Daten offenlassen – oder Inhalte unbrauchbar machen. Standardisierte Regeln und ein definierter Review-Schritt reduzieren menschliche Fehler und erhöhen die Qualität spürbar.
Unterschiedliche Dateiformate
PDF, DOCX, XLSX, Scans: Jedes Format erfordert andere Handgriffe oder Tools. Das verursacht Medienbrüche, Copy-Paste und inkonsistente Ergebnisse. Ein einheitlicher Prozess über alle Formate sorgt für konsistente Anonymisierung – auch bei Mischbeständen und großen Volumina.
Hohes Bußgeld-Risiko
Fehlende oder fehlerhafte Anonymisierung kann zu Datenschutzverstößen, Bußgeldern und Reputationsschäden führen. Besonders heikel: Wenn Nachweise fehlen, lässt sich korrekte Verarbeitung nicht belegen. Ein nachvollziehbarer Audit-Trail und klare Lösch-/Aufbewahrungsregeln senken das Risiko deutlich.
Früher kompliziert. Jetzt automatisiert.
Betroffenenrechte (DSAR) vorbereiten
Betroffenenrechte (DSAR) vorbereiten
Unterschiedliche Formate bündeln (PDF, DOC, XLS, Scans)
Unterschiedliche Formate bündeln (PDF, DOC, XLS, Scans)
Nachweisbarkeit gegenüber Prüfung
Nachweisbarkeit gegenüber Prüfung
Skalierung im Team
Skalierung im Team
Ihre Vorteile auf einen Blick.
Zeitersparnis
Automatisierung statt Handarbeit. Bearbeitungen dauern typischerweise Minuten statt Stunden oder in manchen Fällen sogar mehrere Tage.
Weniger Fehler
Standardisierte Regeln & Validierung reduzieren menschliche Fehler und erhöhen die Qualität.
Geringere Kosten
Die Anonymisierung läuft automatisch, nachdem man die Regeln definiert hat - das sorgt für deutlich geringeren personellen Aufwand.
Compliance gewährleistet
Das Tool ist DSGVO-konform. Sämtliche Daten werden gelöscht, nachdem der Workflow beendet ist. Alle Server stehen in Deutschland.
Ablauf
Account anlegen/Registrieren
Anonymisierung
Upload der Dokumente
Review
Erkennung aller personenbezogenen Daten
Export
Sicherheit & Compliance
Der // PRIMA Anonymizer wird ausschließlich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Somit sind Sie in Sachen IT-Sicherheit optimal abgesichert. Gerne schließen wir mit Ihnen auch ein NDA und einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab.
Case-Study
1. Beantwortung von Betroffenenanfragen (DSGVO Art. 15)
Unternehmen müssen regelmäßig personenbezogene Daten auf Anfrage herausgeben.
Mit dem Tool lassen sich alle Dokumente, E-Mails und PDFs schnell und sicher anonymisieren, bevor sie an die betroffene Person gesendet werden.
Vorteile: Zeitersparnis, geringeres Fehlerrisiko, DSGVO-Konformität.
2. Dokumentenfreigabe an externe Dienstleister oder Partner
Oft müssen Unterlagen an externe Auditoren, Berater oder IT-Dienstleister weitergegeben werden.
Das Tool entfernt automatisch personenbezogene Informationen, bevor Dokumente geteilt werden.
Vorteile: Vertraulichkeit bleibt gewahrt, keine Datenpannen durch versehentliche Offenlegung.
3. Interne Schulungs- und Trainingsunterlagen
In Schulungen werden häufig reale Fälle oder Dokumente genutzt, die sensible Daten enthalten.
Das Tool anonymisiert diese Unterlagen automatisch, sodass sie gefahrlos intern oder extern genutzt werden können.
Vorteile: Datenschutzfreundliche Lernumgebung, sichere Nutzung echter Fallbeispiele.
4. Bereitstellung von Daten für Forschung und Analyse
Organisationen im Gesundheitswesen, in der Verwaltung oder im Bildungsbereich möchten Daten auswerten, ohne Rückschlüsse auf Einzelpersonen zuzulassen. Das Tool entfernt personenbezogene Daten, während der inhaltliche Kontext erhalten bleibt.
Vorteile: Datenschutzkonforme Datenanalyse, Beschleunigung von Forschungsprojekten.
Häufige Fragen (FAQ)
Wann muss ich Dokumente anonymisieren?
Dokumente müssen anonymisiert werden, wenn darin personenbezogene Daten vorkommen, aber die Verarbeitung keinen Personenbezug erfordert.
Nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO (Datenminimierung) dürfen personenbezogene Daten nur so weit verarbeitet werden, wie es für den Zweck notwendig ist.
Eine Anonymisierung kann erforderlich sein, wenn:
eine Weitergabe an Dritte (z. B. externes Audit, Präsentationen, Forschung) erfolgen soll
Daten zu anderen Zwecken als dem ursprünglichen Zweck (Zweckbindung!) intern genutzt werden sollen
Wenn Daten archiviert oder veröffentlicht werden sollen
Welche Dokumente muss ich anonymisieren?
Beispiele für Dokumente, die anonymisiert werden müssen sind:
- Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten und zu Schulungs- oder Analysezwecken genutzt werden soll (Bewerbungsunterlagen, Statistiken etc.)
- Datenkopien, die im Rahmen eines Auskunftsersuchens gemäß Art. 15 DSGVO an Betroffene herausgegeben werden (E-Mail-Verläufe, Arbeitszeiterfassung etc.). Hier müssen sämtliche personenbezogene Daten von Dritten anonymisiert werden.
Wie erfolgt die Anonymisierung?
Das in das Tool importierte Dokument wird analysiert und alle personenbezogenen Daten markiert. Mit einem Klick lassen sich dann alle Daten oder über ein Auswahlmenü nur bestimmte Daten anonymisieren (z.B. nur Namen oder Adressen). Das anonymisierte Dokument lässt sich dann einfach mit einem weiteren Klick in dem gewünschten Dateiformat exportieren.
Wie steht es um die IT-Sicherheit?
Der // PRIMA Anonymizer wird ausschließlich in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben. Somit sind Sie in Sachen IT-Sicherheit optimal abgesichert.
Melden Sie sich für eine unverbindliche Beratung an
