Eine zunehmende Zahl an Unternehmen setzt auf Datenschutz-Software und wiegt sich in der vermeintlichen Sicherheit, damit das Datenschutz-Team zu entlasten und zeitgemäße Datenschutz-Compliance zu betreiben. Das kann fatale Folgen haben. Bei aktuellen Lösungen handelt es sich nämlich zu 99 % um Datenschutz-Software der ersten Generation, die Anforderungen an moderne Compliance-Strukturen schon lange nicht mehr gerecht wird. Statt smarten Lösungen und Arbeitserleichterungen wird zusätzlicher Dokumentationsaufwand geschaffen, statt Synergien und Anbindung an Unternehmensprozesse und -IT gibt es Paralleldokumentation und trügerische Schein-Compliance. Doch wie gelingt der Weg aus dieser Sackgasse?
Das Problem der Compliance-Parallelwelt
Größtes Risiko und größter Effizienzkiller herkömmlicher Datenschutz-Software ist der Aufbau künstlicher Paralleldokumentation. Es fehlt schlicht an Schnittstellen zu den Unternehmensprozessen und der Unternehmens-IT, in der diese abgebildet sind. Für das Datenschutz-Team bedeutet das, mühsam eine Dokumentationslage zu schaffen, die auf dem Papier ordentlich aussieht, die Unternehmensrealität aber selten abbildet.
Selbst wenn es initial mit überproportionalem Einsatz gelingt, ein realistisches Bild der Unternehmensprozesse zu zeichnen, scheitert dieser klassische Ansatz früher oder später doch. Denn weder Unternehmensprozesse noch die Unternehmens-IT sind statisch. Sie verändern sich laufend – und das muss auch die Datenschutz-Dokumentation. Das Ergebnis ist eine enorme Ineffizienz durch doppelte Arbeit. Jede Veränderung in der Unternehmensrealität – sei es ein neues Tool im Marketing, ein geänderter Prozess im Vertrieb oder ein neuer Dienstleister in der Logistik – muss in die Datenschutzdokumentation übertragen werden.
Dieser manuelle Abgleich führt dazu, dass Datenschutz-Management und -Dokumentation der Realität ständig hinterherhinken. Mühsam generierte Dokumentation veraltet also in dem Moment, in dem sie erstellt wird. Ohne Schnittstellen ist die kontinuierliche Abbildung der Unternehmensrealität im Datenschutz-Management eine Herkulesaufgabe, die mit sinnvollem Einsatz menschlicher Ressourcen nicht bewältigt werden kann. Da herkömmliche Datenschutz-Software von Unternehmensprozessen und -IT weitgehend unabhängig arbeitet und die Ressourcen zur Herstellung der Konnektivität begrenzt sind, entsteht früher oder später eine gefährliche Kluft zwischen der schönen Compliance-Dokumentation und der harten Unternehmensrealität.
Der Ausweg: Datenschutz als dynamischer Workflow
Um diese Kluft zu schließen, muss Datenschutz-Software aufhören, ein passives Archiv und ein veraltetes Abbild der Unternehmensrealität zu sein. Sie muss zu einer aktiven Workflow-Engine werden. Compliance darf dabei kein statischer Zustand sein, den man mühsam „nachbaut“. Sie muss ein fortlaufender Prozess sein, der dort anknüpft, wo Veränderungen stattfinden.
Eine zeitgemäße Datenschutz-Software ist in die Unternehmens-IT eingebunden, erkennt Ereignisse in der Unternehmens-IT und löst darauf basierend notwendige Compliance-Maßnahmen aus. Anstatt das Datenschutz-Team mit der Frage zu belasten „Was hat sich geändert?“, liefert das System die Antwort selbst und löst die Reaktion darauf selbst aus. Das kann etwa die Prüfung und Bewertung eines neuen IT-Systems oder Unternehmens-Prozesses sein, die Erstellung von Datenschutz-Informationen oder die Aktualisierung der Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten.
Die technische Konnektivität ist der einzige Weg, die ineffiziente doppelte Datenpflege zu eliminieren. Das schafft Effizienz und versetzt das Datenschutz-Team in die Lage, seine Stärken für eine effiziente und qualitativ hochwertige Datenschutz-Compliance freizusetzen.
Revolution der Schnittstellen #ConnectedPrivacy
Die nahtlose Integration in die bestehende Systemlandschaft ist das Fundament für das Datenschutz-Management und die Datenschutz-Software der Zukunft. Bidirektionale Schnittstellen zu den Kernsystemen binden die Datenschutz-Software so in die Wertschöpfungskette des Unternehmens ein, dass Effizienzen gehoben, Mehrwerte geschaffen und vor allem reale Rechtssicherheit geschaffen werden kann.
Durch die Anbindung der ERP-Systeme (z. B. SAP, Microsoft Dynamics) kann die Datenschutz-Software die Anlage eines neuen Kreditors erkennen und den Workflow „Auftragsverarbeitung“ auslösen. Hierbei wird geprüft, ob der Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung erforderlich ist bzw. die angebotene vertragliche Dokumentation die notwendigen Garantien gemäß Art. 28 DSGVO enthält. Ist das noch nicht der Fall, können notwendige Maßnahmen wie die Nachverhandlung des Vertrages oder die Nutzung eigener Vertragsmuster angestoßen werden.
Wenn CRM-Systeme (z. B. Salesforce, HubSpot) und Datenschutz-Software miteinander „sprechen“, können Betroffenenrechte und -anfragen effizient und rechtskonform behandelt werden. So kann ein Workflow zur effizienten Bearbeitung von Betroffenen-Anfragen direkt am Posteingang des Kundenservice ansetzen, diese in Echtzeit erkennen und durch den Zugriff auf die CRM-Daten die richtige und vollständige Beantwortung veranlassen.
Die Einbindung der HR-Software (z. B. Personio, Workday) ermöglicht es der Datenschutz-Software, Datenschutz-Maßnahmen wie die Verpflichtung auf das Datengeheimnis direkt in den Onboarding-Prozess zu integrieren. Veränderungen im Mitarbeiterstatus triggern automatisch die notwendigen Aktualisierungen in der Dokumentation.
Die Liste der Beispiele ließe sich beliebig ergänzen. Klar ist aber, dass Datenschutz-Software und -Management der Zukunft nur als vernetzte Lösung funktionieren.
Smarte Helfer und Human in the Loop
Trotz zunehmender Automatisierung bleibt menschliche Expertise unverzichtbar. Zeitgemäße Datenschutz-Software nutzt Automatisierung und Unterstützung durch smarte Helfer nicht als Ersatz, sondern als kraftvollen Assistenten für das Datenschutz-Team. So können „Copiloten“ unterstützen, indem sie Standardfälle identifizieren und dafür Standardlösungen vorschlagen. Etwa die Eingangsbestätigung für eine Betroffenenanfrage, die Bereitstellung einer Auskunft über CRM-Daten oder die Übersendung eines Mustervertrages zur Auftragsverarbeitung.
Für komplexe Aufgaben, Qualitätssicherung und Letztentscheidung gilt aber auch bei der zeitgemäßen Datenschutz-Software das Prinzip „Human in the Loop“. Die Software übernimmt Routineaufgaben, liefert die Datenbasis und Entscheidungsvorlagen, damit das Datenschutz-Team seine Stärken sinnvoll und effizient nutzen kann. Durch diesen hybriden Ansatz kann das Unternehmen jederzeit nachweisen, dass die Compliance-Prozesse nicht nur auf dem Papier existieren, sondern operativ gelebt und durch Experten überwacht werden.
Datenschutzprozesse lassen sich dabei sehr weitgehend automatisieren. Wie weit man technische Möglichkeiten nutzt und wann stattdessen auf menschliche Bewertung gesetzt wird, sollte wohl überlegt werden.
Fazit: Effizient und echte Compliance mit zeitgemäßer Datenschutz-Software
Echte Compliance lässt sich im heute nicht mehr durch das Ausfüllen und Pflegen von Formularen erreichen. Nur wenn Datenschutz-Software integraler Bestandteil der Unternehmens-IT ist, wird aus einer statischen Dokumentationslage ein lebendiger, belastbarer Prozess. Statt Geld für herkömmliche Datenschutz-Software zu verbrennen, sollten Unternehmen in vernetzten Lösungen investieren. Zeitgemäße Software unterstützt diesen Prozess. Wer heute in #ConnectedPrivacy investiert, schafft Rechtssicherheit, verbessert die Qualität seiner Compliance-Organisation und hebt ungeahnte Effizienzen. Es ist Zeit, das Datengrab zu verlassen und Datenschutz als das zu begreifen, was er sein sollte: Ein effizienter und integrierter Workflow.
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