Betroffenenrechte mit // PRIMA managen
Ein effizientes Betroffenenmanagement muss Bestandteil des Datenschutzmanagements eines jeden Unternehmen sein. Die Rechte der Betroffenen stellen hohe Anforderungen an die Datenverarbeitung, insbesondere wenn Anfragen manuell bearbeitet werden.
Unsere Datenschutz-Management-Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Betroffenenanfragen effizient zu verwalten und schnell und DSGVO-konform zu bearbeiten.
Betroffenenanfragen einfach gelöst –
statt kompliziert verwaltet
Unternehmen sind gesetzlich u.a. verpflichtet, Auskunft darüber zu geben, ob und in welchem Umfang personenbezogene Daten verarbeitet werden – ein Prozess, der häufig mit hohem Aufwand verbunden ist. Jede Anfrage muss zunächst bestätigt, die Identität verifiziert, der Inhalt geprüft und fristgerecht beantwortet werden. Anschließend ist eine lückenlose Dokumentation erforderlich. Das kostet Zeit, bindet Ressourcen und birgt Fehlerpotenzial.
Mit // PRIMA automatisieren Sie diesen Prozess. Von der Eingangsbestätigung bis zur fertigen Antwort – wir führen Sie Schritt für Schritt durch die Bearbeitung. Schnell, rechtssicher und vollständig dokumentiert.
Die Betroffenenrechte im Überblick
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verleiht natürlichen Personen eine Reihe von Rechten im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Diese sogenannten Betroffenenrechte sind in den Artikeln 12 bis 22 DSGVO geregelt und stellen einen zentralen Bestandteil des europäischen Datenschutzrechts dar. Sie dienen dem Schutz der informationellen Selbstbestimmung und sollen Transparenz sowie Kontrolle über die Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleisten. Verantwortliche Stellen sind verpflichtet, Anfragen von betroffenen Personen sorgfältig, fristgerecht und vollständig zu bearbeiten – und die Bearbeitung nachvollziehbar zu dokumentieren.
Transparente Information und Kommunikation
(Art. 12 DSGVO)
Artikel 12 verpflichtet den Verantwortlichen, betroffene Personen in klarer und einfacher Sprache über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Die Informationen müssen transparent, leicht zugänglich und verständlich aufbereitet sein. Darüber hinaus sind betroffene Personen über ihre Rechte zu informieren. Wird eines dieser Rechte geltend gemacht, muss die verantwortliche Stelle unverzüglich, spätestens aber innerhalb eines Monats, reagieren. In Ausnahmefällen kann die Frist um zwei Monate verlängert werden – dies ist jedoch zu begründen und mitzuteilen. Ebenso gilt: Die Bearbeitung solcher Anfragen muss nachweislich dokumentiert werden.
Informationspflichten bei der Datenerhebung
(Art. 13 und 14 DSGVO)
Werden personenbezogene Daten direkt bei einer Person erhoben (z. B. durch ein Online-Formular oder im Rahmen eines Beschäftigungsverhältnisses), schreibt Artikel 13 vor, dass sie umfassend informiert werden muss – unter anderem über die Identität des Verantwortlichen, die Zwecke der Datenverarbeitung, die Rechtsgrundlage, etwaige Empfänger der Daten sowie die geplante Speicherdauer. Erfolgt die Erhebung nicht direkt bei der betroffenen Person, wie etwa durch Dritte oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, regelt Artikel 14 eine vergleichbare Informationspflicht – zusätzlich ist hier die Datenquelle offenzulegen.
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Betroffene Personen haben das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, besteht Anspruch auf umfassende Auskunft über sämtliche Verarbeitungsaspekte – insbesondere über die Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer, Herkunft der Daten sowie das Bestehen automatisierter Entscheidungsfindungen (einschließlich Profiling). Dieses Recht dient der Transparenz und ist zumeist die Grundlage zur Durchsetzung weiterer Datenschutzrechte.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Stellt sich heraus, dass personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig sind, kann die betroffene Person verlangen, dass diese unverzüglich berichtigt bzw. ergänzt werden. Der Verantwortliche ist verpflichtet, diesem Verlangen ohne unangemessene Verzögerung nachzukommen.
Recht auf Löschung – „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
Artikel 17 gewährt betroffenen Personen unter bestimmten Voraussetzungen das Recht auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten. Dies gilt beispielsweise, wenn die Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind, eine Einwilligung widerrufen wurde oder die Verarbeitung unrechtmäßig war. Allerdings bestehen Ausnahmen, etwa wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder vorrangige Rechte Dritter der Löschung entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Dieses Recht ermöglicht es der betroffenen Person, die Verarbeitung ihrer Daten vorübergehend einzuschränken, etwa wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder ein Löschanspruch zwar besteht, die betroffene Person aber stattdessen die Einschränkung verlangt. Während der Einschränkung dürfen die Daten – mit Ausnahme der Speicherung – nur mit Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeitet werden.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Betroffene haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Zudem können sie verlangen, dass diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übertragen werden, soweit dies technisch machbar ist. Dieses Recht gilt nur, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Gegen eine Verarbeitung, die auf Grundlage eines berechtigten Interesses oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erfolgt, kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch eingelegt werden. In einem solchen Fall darf der Verantwortliche die Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen. Im Falle von Direktwerbung besteht ein uneingeschränktes Widerspruchsrecht, das ohne Angabe von Gründen ausgeübt werden kann.
Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO)
Schließlich regelt Artikel 22 das Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden, wenn diese rechtliche Wirkung entfaltet oder die betroffene Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Solche Entscheidungen sind nur zulässig, wenn sie gesetzlich vorgesehen sind, auf ausdrücklicher Einwilligung beruhen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich sind. In jedem Fall sind geeignete Schutzmaßnahmen – etwa das Recht auf menschliches Eingreifen – sicherzustellen.
Die Regeln für Betroffenenrechte
Die DSGVO verlangt nicht nur die Umsetzung dieser Rechte, sondern auch deren dokumentierte Bearbeitung. Verantwortliche müssen also nachweisen können, dass sie eingegangene Anfragen ordnungsgemäß, vollständig und fristgerecht bearbeitet haben. Dies ist insbesondere im Rahmen der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) von zentraler Bedeutung. Die Dokumentation umfasst beispielsweise die Erfassung des Eingangszeitpunkts, des Inhalts der Anfrage, der getroffenen Maßnahmen und der Kommunikation mit der betroffenen Person.
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Herausforderungen des Betroffenenmanagements
Die Bearbeitung von Betroffenenanfragen stellt Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen. Zunächst müssen die gesetzlichen Fristen eingehalten werden. Anfragen müssen unverzüglich und grundsätzlich spätestens innerhalb eines Monats bearbeitet werden. Daneben muss durch eine Identitätsprüfung sichergestellt werden, dass keinen unberechtigten Anfragen stattgegeben wird. Zusätzlich muss eine verständliche und transparente Kommunikation mit dem Betroffenen erfolgen.
Warum automatisiertes Betroffenenmanagement unverzichtbar ist
Manuelles Betroffenenmanagement kostet – vor allem Zeit und damit Geld. Jede Stunde, die Mitarbeitende in die Bearbeitung einzelner Anfragen investieren, fehlt an anderer Stelle. Automatisierte Prozesse schaffen hier Abhilfe: Sie sind nicht nur effizienter, sondern auch sicherer. Antwortschreiben werden systemgestützt aus den Eingaben generiert und automatisch dokumentiert. So minimieren Sie Fehlerquellen, reduzieren den Arbeitsaufwand und senken nachhaltig Ihre Kosten.
Die Lösung: Betroffenenanfragen mit
// PRIMA auf Knopfdruck beantworten
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