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Der umfassende Leitfaden für Unternehmen, Vereine & öffentliche Stellen
Ein Datenschutzbeauftragter ist eine zentrale Rolle im Unternehmen: Er sorgt dafür, dass die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt werden, Risiken frühzeitig erkannt werden und ein sicherer, rechtlich sauberer Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleistet ist.
Viele Unternehmen stehen jedoch vor denselben Fragen:
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Wann ist ein Datenschutzbeauftragter verpflichtend?
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Welche Aufgaben gehören zu dieser Rolle?
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Wer darf Datenschutzbeauftragter werden – und wer nicht?
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Was ist der Unterschied zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten?
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Wie viel kostet ein Datenschutzbeauftragter?
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Welche Risiken bestehen, wenn Fehler passieren?
Dieser Leitfaden ist die zentrale Einstiegseite zu allen Themen rund um den Datenschutzbeauftragten.
Er bietet den vollständigen Überblick und verweist an den passenden Stellen auf vertiefende Fachartikel. So entsteht eine klare Hub-Struktur mit maximaler Themenautorität.
Was macht ein Datenschutzbeauftragter?
- Der Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der DSGVO und unterstützt die Organisation bei allen datenschutzbezogenen Aufgaben. Er ist unabhängiger Berater, Kontrollinstanz und Ansprechpartner für interne Stellen sowie für die Aufsichtsbehörde.
Zu seinen Kernaufgaben gehören:
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Überprüfung der Datenschutzprozesse
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Beratung der Geschäftsführung
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Begleitung von Datenschutz-Folgenabschätzungen
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Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden
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Kommunikation mit Aufsichtsbehörden
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Prüfung technischer und organisatorischer Maßnahmen
Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?
Ob ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, ergibt sich aus der DSGVO und § 38 BDSG. Entscheidend ist nicht nur die Größe des Unternehmens – sondern vor allem Art, Umfang und Risiko der Datenverarbeitung.
Eine Benennungspflicht besteht typischerweise:
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ab 20 Mitarbeitenden, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten
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bei der Verarbeitung sensibler Daten (Gesundheitsdaten, biometrische Daten, politische Meinungen usw.)
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wenn die Datenverarbeitung Kerngeschäft ist
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wenn umfangreiche Analysen oder Überwachungen stattfinden
Wer benötigt einen Datenschutzbeauftragten?
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie zu klein für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sind. Das ist ein gefährlicher Irrtum.
Ein Datenschutzbeauftragter ist auch erforderlich, wenn:
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sensible Daten verarbeitet werden
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umfangreiche oder risikoreiche Prozesse stattfinden
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Videoüberwachung eingesetzt wird
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regelmäßig Bewertungen oder Profilings durchgeführt werden
Keine Pflicht besteht meist bei Solo-Selbstständigen oder Kleinstunternehmen ohne umfangreiche oder sensible Verarbeitungen.
-> Tiefere Informationen, wer einen Datenschutzbeauftragten benötigt, findest du hier.
Wer darf Datenschutzbeauftragter werden?
Die DSGVO schreibt keine bestimmte Ausbildung vor – aber klare Anforderungen an Fachkunde, Unabhängigkeit und Zuverlässigkeit.
Erforderlich sind:
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gute Kenntnisse der DSGVO und des BDSG
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technisches Grundverständnis (TOMs, IT-Sicherheit)
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persönliche Zuverlässigkeit
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organisatorische Fähigkeiten
Nicht erlaubt wegen Interessenkonflikten:
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Geschäftsführung
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IT-Leitung oder Systemadministration
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HR-Verantwortliche
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Personen, die selbst über die Datenverarbeitung entscheiden
Interner vs. externer Datenschutzbeauftragter
Rechtlich gibt es nur „den Datenschutzbeauftragten“ – unabhängig davon, ob die Person intern angestellt oder extern beauftragt ist. In der Praxis unterscheidet man jedoch zwei Modelle, die sich deutlich unterscheiden:
Interner Datenschutzbeauftragter
- stark eingeschränkte Kündbarkeit
- Aufbau von Fachwissen notwendig
- Risiko von Interessenkonflikten
Externer Datenschutzbeauftragter
- sofort einsatzbereit
- unabhängig
- planbare monatliche Kosten
- keine Schulungsaufwände
- flexibel kündbar
Wann ist ein externer Datenschutzbeauftragter sinnvoll?
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist besonders geeignet für:
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kleine & mittlere Unternehmen (KMU)
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Start-Ups
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medizinische Einrichtungen
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soziale Träger und Vereine
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Organisationen ohne internes Datenschutz-Know-how
Er ermöglicht schnellen Einstieg, hohe Flexibilität und minimiert Fehlbesetzungsrisiken.
Kosten eines Datenschutzbeauftragten
Die Kosten hängen stark davon ab, ob die Rolle intern oder extern besetzt wird.
Interner Datenschutzbeauftragter
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Schulungen (ca. 1.500–4.000 €)
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laufende Weiterbildung
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Freistellung & Produktivitätsverlust
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technische Ausstattung
Externer Datenschutzbeauftragter
- monatliche Pauschale (ca. 250–800 €)
- Tagessätze (700–1.200 €)
- keine internen Schulungskosten
- exakte Budgetplanbarkeit
Berichtspflichten & Kontrollaufgaben
Ein Datenschutzbeauftragter überwacht fortlaufend, ob das Unternehmen die DSGVO einhält. Zu seinen zentralen Kontrollaufgaben gehören:
- Überprüfung der Datenschutzprozesse: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschkonzepte, Einwilligungen, Verträge zur Auftragsverarbeitung
- Prüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: IT-Sicherheit, Zugriffskonzepte, Verschlüsselung, Notfallprozesse
- Kontrolle der Betroffenenrechte: Stellt sicher, dass Auskunfts-, Lösch-, Widerspruchs- und Übertragbarkeitsanfragen korrekt und fristgerecht beantwortet werden
- Jährlicher (oder quartalsweiser) Datenschutzbericht:
Der Datenschutzbeauftragte berichtet der Geschäftsführung über
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Risiken
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Datenschutzvorfälle
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Maßnahmen
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Handlungsempfehlungen
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Schulungsstand
Diese Berichtspflichten sind Teil der gesetzlichen Rechenschaftspflicht des Unternehmens.
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Dokumentationspflichten
Die DSGVO verlangt eine vollständige und nachweisbare Dokumentation aller Datenschutzprozesse. Der Datenschutzbeauftragte überwacht:
- Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- Lösch- und Aufbewahrungskonzepte
- DSFA-Dokumentationen (Risikobewertungen)
- Datenschutzverletzungen & interne Meldesysteme
- Protokolle über Schulungen
- Prüfberichte & Empfehlungen
Die Dokumentation ist entscheidend, um Behörden im Prüfungsfall nachweisen zu können, dass Datenschutzprozesse nicht nur geplant, sondern umgesetzt wurden.
Haftung, Risiken & Kündigungsschutz
Ein Datenschutzbeauftragter haftet nur in Ausnahmefällen persönlich – etwa bei vorsätzlicher Falschberatung oder grober Fahrlässigkeit.
Für das Unternehmen hingegen bestehen erhebliche Risiken bei fehlender oder fehlerhafter Datenschutzorganisation:
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Bußgelder bis 20 Mio. €
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Reputationsschäden
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Schadensersatzforderungen
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Prüfungen durch Behörden
Kündigungsschutz
Interner Datenschutzbeauftragter: besonders stark geschützt
Externer Datenschutzbeauftragter: flexibel kündbar
Bestellung, Abberufung & Wechsel
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten muss:
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schriftlich erfolgen
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dokumentiert werden
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der Aufsichtsbehörde gemeldet werden
Ein Wechsel kann sinnvoll sein, wenn:
- die Zusammenarbeit nicht funktioniert
- Fachwissen fehlt
- Ressourcen knapp sind
- Interessenkonflikte entstehen
Rechtliche Grundlagen
Die wichtigsten Rechtsquellen:
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Art. 37–39 DSGVO – Benennung, Stellung und Aufgaben
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§ 38 BDSG – deutsche Schwellenwertregelung
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ergänzende Leitlinien der Datenschutzaufsichtsbehörden
Diese Grundlagen definieren die formalen Anforderungen an Kompetenz, Unabhängigkeit und Aufgaben des Datenschutzbeauftragten.
-> Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen findest du hier.
Fazit: Der Datenschutzbeauftragter als zentrale Rolle in der Compliance
Ein Datenschutzbeauftragter sorgt für Rechtskonformität, stabile Prozesse und vertrauensvollen Umgang mit personenbezogenen Daten.
Egal ob intern oder extern: Entscheidend sind Fachwissen, Unabhängigkeit und die Fähigkeit, Risiken zu erkennen und zu minimieren.
Diese Pillarpage bietet dir den vollständigen Überblick – und führt dich zu allen vertiefenden Fachartikeln, damit du fundierte Entscheidungen treffen kannst.
Workflow: Risikoeinstufung & Priorisierung
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