Viele Unternehmen merken irgendwann: Die aktuelle Datenschutzsoftware passt nicht mehr. Prozesse sind unübersichtlich, Funktionen fehlen und die Bedienung ist umständlich.
Gleichzeitig schrecken viele davor zurück, die Datenschutzsoftware zu wechseln: Wie aufwendig ist der Umstieg? Was passiert mit der bisherigen Dokumentation? Und wie verhindere ich, dass im Tagesgeschäft alles liegen bleibt?
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du den Wechsel strukturiert angehst, welche typischen Fehler du vermeiden solltest – und wie PLANIT // PRIMA dich dabei unterstützt, den Umstieg effizient und entspannt umzusetzen.
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Warum Unternehmen ihre Datenschutzsoftware wechseln
Der Wechsel passiert selten aus Laune heraus. Meist gibt es konkrete Gründe:
- Die aktuelle Lösung ist zu unübersichtlich oder zu kompliziert.
- Wichtige Funktionen fehlen (z. B. Audit, Schulungen, Maßnahmenmanagement).
- Updates und Support sind unzuverlässig.
- Das System passt nicht mehr zu Struktur, Größe oder Standorten des Unternehmens.
- Vieles läuft parallel in Excel, SharePoint oder E-Mail-Fächern weiter.
Spätestens wenn Datenschutzprozesse eher ausgebremst als unterstützt werden, wird es Zeit, über eine modernere Lösung nachzudenken.
Die 5 wichtigsten Schritte beim Wechsel deiner Datenschutzsoftware
1. Bestandsaufnahme: Wo stehst du heute?
Bevor du wechselst, solltest du klar haben:
- Welche Funktionen nutzt ihr aktuell?
- Was funktioniert gut – was nicht?
- Welche Prozesse sind mit der Software verknüpft (z. B. Verzeichnis, TOM, Schulungen, Audits)?
- Welche Rollen & Verantwortlichkeiten gibt es?
Je klarer dein Startpunkt, desto leichter kannst du entscheiden, was die neue Software wirklich leisten muss.
Tipp: Notiere dir die 5 größten Schmerzpunkte mit deiner aktuellen Lösung. Diese Liste ist Gold wert für die Auswahl der neuen Software.
2. Daten bereinigen, bevor du sie übernimmst
Ein Wechsel ist der ideale Zeitpunkt, aufzuräumen:
- Duplikate entfernen
- veraltete Dokumente löschen oder archivieren
- unvollständige Einträge prüfen
- Strukturen vereinheitlichen (z. B. Benennungen, Ordnerlogik, Kategorien)
Je weniger „Altlasten“ du übernimmst, desto schlanker und klarer wird die neue Umgebung.
3. Migration planen: Was wird wie übernommen?
Im nächsten Schritt geht es um die Datenmigration:
- Welche Daten werden auf jeden Fall übernommen (z. B. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, TOM, Verträge, Schulungsnachweise)?
- Welche Daten können abgeschlossen und archiviert werden?
- Welche Formate liegen vor (PDF, Word, Excel, Datenbankexporte)?
4. Rollen, Rechte und Prozesse sauber aufsetzen
Damit der Wechsel nicht im Chaos endet, braucht es klare Strukturen:
- Wer ist für welche Module zuständig (z. B. Verzeichnis, Schulungen, Audits)?
- Wer darf erfassen, wer freigeben, wer nur lesen?
- Welche Standardprozesse sollen künftig in der Software abgebildet werden?
Moderne Lösungen wie // PRIMA bieten dafür ein Rollen- und Rechtekonzept, das sich an die Struktur deiner Organisation anpassen lässt – statt umgekehrt.
5. Schulung & Go-Live – der oft unterschätzte Part
Eine neue Software ist nur so gut, wie sie in der Praxis genutzt wird. Für einen gelungenen Go-Live helfen:
- kurze, zielgruppengerechte Einführungen (z. B. für Datenschutzkoordination, Fachbereiche, Führungskräfte)
- klare „So machen wir das ab jetzt“-Regeln
- eine definierte Übergangsphase, in der das alte System nur noch ergänzend genutzt wird
- Ansprechpartner für Rückfragen (intern und beim Anbieter)
PLANIT // PRIMA bietet zusätzlich Online-Schulungen und Hilfestellungen, sodass Teams sich schnell zurechtfinden.
Wechsel-Check in 15 Minuten
Du möchtest einschätzen, wie aufwendig der Umstieg für dein Unternehmen wäre?
In einem kurzen Gespräch klären wir gemeinsam:
– Welche Software du aktuell nutzt
– Wo es hakt
– Wie ein realistischer Wechselplan aussehen könnte
Typische Fehler beim Wechsel der Datenschutzsoftware – und wie du sie vermeidest
- Alles 1:1 „rüberziehen“ – inklusive Chaos
- Keine klare Verantwortung für den Wechsel
- Alte und neue Software zu lange parallel laufen lassen
- Mitarbeitende nicht einbinden („Plötzlich ist alles anders“)
- Erwartungen nicht klären („Die neue Software löst automatisch alle Probleme“)
Besser: Den Wechsel als Projekt verstehen – mit klaren Zielen, Zuständigkeiten und Meilensteinen.
Wie PLANIT // PRIMA dich beim Wechsel unterstützt
// PRIMA ist eine Datenschutzsoftware, die von Datenschutz- und Compliance-Experten entwickelt wurde – und genau dafür gemacht ist, Datenschutzprozesse zu strukturieren und zu vereinfachen.
Beim Wechsel profitierst du von:
- klaren Modulen für Verzeichnis, TOM, Schulungen, Audits, Maßnahmen
- übersichtlichen Strukturen, in die du deine bestehenden Dokumente gut einordnen kannst
- intuitiver Bedienung, die den Einstieg leicht macht
- Unterstützung bei der Planung des Wechsels, wenn du das möchtest
- optionalen Online-Schulungen, um dein Team schnell fit zu machen
So wird der Wechsel nicht zum Risiko, sondern zur Chance, deinen gesamten Datenschutz auf ein neues Niveau zu heben.
Datenschutzsoftware wechseln – mit Plan statt Bauchgefühl
Der Wechsel einer Datenschutzsoftware wirkt auf den ersten Blick groß. Mit einem strukturierten Vorgehen, klaren Zielen und der passenden Lösung lässt sich dieser Schritt jedoch gut planen und umsetzen.
Wenn deine aktuelle Software dich eher bremst als unterstützt, ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, über den Umstieg nachzudenken.
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- ob sich ein Wechsel für dich lohnt
- welche nächsten Schritte sinnvoll wären
- wie // PRIMA dich dabei unterstützen kann
