Wer personenbezogene Daten verarbeitet, steht früher oder später vor der Frage:
Soll der Datenschutzbeauftragte intern bestellt oder extern beauftragt werden?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erlaubt ausdrücklich beide Wege. In diesem Leitfaden erfährst du, was ein externer Datenschutzbeauftragter ist, wann sich die Beauftragung lohnt, welche rechtlichen Anforderungen gelten – und worauf Unternehmen bei der Auswahl achten sollten.
1. Rechtsgrundlage und Definition
Die rechtliche Basis findet sich in Art. 37 Abs. 6 DSGVO. Dort ist geregelt, dass ein Datenschutzbeauftragter auch auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags bestellt werden kann – also nicht zwingend als Mitarbeiter.
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist kein Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 3 Nr. 8 DSGVO. Er unterstützt den Verantwortlichen oder Auftragsverarbeiter bei der Erfüllung seiner Pflichten, bleibt aber der Sphäre des Auftraggebers zugeordnet.
Kurz gesagt:
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein unabhängiger Experte, der Unternehmen oder Behörden beim Datenschutz berät und überwacht – ohne in einem Arbeitsverhältnis zu stehen.
2. Qualifikationsanforderungen
Gemäß Art. 37 Abs. 5 DSGVO muss jeder Datenschutzbeauftragte – ob intern oder extern – über ausreichende Fachkunde, Berufserfahrung und rechtliches Know-how verfügen.
Wichtige Nachweise sind zum Beispiel:
- Zertifizierungen (z. B. TÜV, DEKRA, ISO/IEC 17024)
- Referenzen aus früheren Datenschutzmandaten
- Nachgewiesene Schulungen und regelmäßige Fortbildungen
Unternehmen sollten bei der Auswahl darauf achten, dass der DSB sowohl juristische als auch technische Datenschutzkenntnisse nachweisen kann – etwa zu IT-Sicherheit, Datenmanagement und Prozessanalyse.
3. Externer Datenschutzbeauftragter: Vorteile im Überblick
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt zahlreiche Vorteile mit sich – insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine eigene Datenschutzabteilung aufbauen möchten.
1. Hohe Professionalität und Spezialisierung
Externe DSB arbeiten in der Regel für viele Unternehmen verschiedener Branchen. Dadurch verfügen sie über ein breites Praxiswissen und können Best Practices gezielt übertragen.
2. Objektive Beratung und Unabhängigkeit
Da kein Arbeitsverhältnis besteht, bestehen weniger Interessenkonflikte. Die Unabhängigkeit ist von Anfang an gewährleistet.
3. Flexible Kostenstruktur
Leistungen können nach Bedarf abgerufen werden – ideal für Start-ups, KMU und Organisationen mit schwankendem Beratungsbedarf.
4. Zeit- und Ressourceneinsparung
Unternehmen sparen sich Schulung, Weiterbildung und Urlaubsvertretung eines internen Mitarbeiters.
4. Mögliche Nachteile und Grenzen
Natürlich hat auch das externe Modell Grenzen. Wichtig ist, diese von Beginn an zu kennen und vertraglich zu berücksichtigen.
- Reaktionszeiten: Ein externer DSB muss rechtzeitig eingebunden werden – spontane Entscheidungen dauern ggf. länger.
- Einbindung in Prozesse: Ohne ständige Präsenz besteht das Risiko, dass Datenschutzfragen erst im Nachhinein berücksichtigt werden.
- Interessenkonflikte: Nach Art. 38 Abs. 6 DSGVO dürfen Datenschutzbeauftragte keine Tätigkeiten ausüben, die mit ihrer Funktion unvereinbar sind. Bei Rechtsanwälten gilt zusätzlich § 45 BRAO (Verbot widerstreitender Interessen).
Tipp: Klare vertragliche Regelungen und eine eindeutige Rollenbeschreibung beugen Konflikten vor.
5. Anwendungsbereiche und Besonderheiten
Ein externer Datenschutzbeauftragter kann in nahezu allen Organisationen eingesetzt werden:
- Private Unternehmen: Vom Start-up bis zum Konzern nutzen viele Firmen externe Expertise.
- Öffentliche Stellen: Auch Behörden können externe DSB bestellen, bevorzugen aber oft interne Bedienstete.
- EU-Organe und Einrichtungen: Hier ist die Bestellung interner Datenschutzbeauftragter vorgesehen; gemeinsame externe DSB sind aber möglich.
- Sonderfall Strafverfolgungsbehörden: Nach der Richtlinie (EU) 2016/680 ist ein interner Datenschutzbeauftragter verpflichtend.
6. Berufs- und steuerrechtliche Rahmenbedingungen
Auch für externe Datenschutzbeauftragte gelten rechtliche Grenzen:
- Berufsrechtlich: Rechtsanwälte dürfen keine Mandate übernehmen, die im Konflikt mit ihrer Rolle als DSB stehen (§ 45 BRAO).
- Steuerrechtlich: Die Tätigkeit gilt als gewerblich. Externe Datenschutzbeauftragte unterliegen daher der Gewerbesteuer- und Buchführungspflicht.
→ In der Praxis wird diese Leistung häufig über eine eigenständige Gesellschaft erbracht.
7. Juristische Personen als Datenschutzbeauftragte
Die DSGVO schließt juristische Personen nicht ausdrücklich aus. Viele Aufsichtsbehörden fordern jedoch, dass eine namentlich benannte natürliche Person als Ansprechpartner für die Behörde hinterlegt wird.
Das bedeutet: Auch wenn eine GmbH den Auftrag übernimmt, muss ein individueller DSB benannt sein.
8. Handlungsempfehlungen für Unternehmen
Damit die Zusammenarbeit mit einem externen Datenschutzbeauftragten reibungslos funktioniert, sollten Unternehmen die folgenden Punkte aktiv umsetzen:
- Dienstleistungsvertrag
Klare Vereinbarungen zu Umfang, Pflichten, Vergütung und Kündigung. Konfliktträchtige Nebentätigkeiten ausschließen. - Personelle Trennung
In Kanzleien oder Beratungsfirmen sollten DSB-Aufgaben und Mandatsberatung strikt getrennt werden. - Dokumentation
Unternehmen dokumentieren alle Maßnahmen zur Vermeidung potenzieller Interessenkonflikte transparent und nachvollziehbar. - Qualifikationsnachweise
Aktuelle Zertifikate und Fortbildungsnachweise regelmäßig anfordern.
Fazit: Externer Datenschutzbeauftragter als flexible Lösung
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine effiziente, unabhängige und kostentransparente Alternative zum internen Modell.
Mit klaren Verträgen, nachgewiesener Fachkunde und sauberer Prozessintegration kann Datenschutz so nicht nur rechtssicher, sondern auch praxisnah umgesetzt werden.
FAQ – Häufige Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten
Wann muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden?
Sobald mindestens 20 Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten oder besonders sensible Daten verarbeitet werden (§ 38 BDSG).
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Je nach Unternehmensgröße und Umfang zwischen 150 € und 400 € pro Monat – individuell vertraglich geregelt.
Kann eine GmbH Datenschutzbeauftragter sein?
Ja, aber eine natürliche Person muss als konkrete Ansprechperson benannt werden.
Was spricht für einen externen DSB?
Professionelles Fachwissen, Unabhängigkeit und flexible Skalierbarkeit.
Externer Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen
Besonders kleine Unternehmen zögern oft beim Thema Datenschutzbeauftragter – aus Kostengründen und wegen des vermeintlich hohen Aufwands. Dabei ist die Lösung für viele KMU einfacher als gedacht: Ein externer Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen bietet professionellen Schutz zu planbaren monatlichen Kosten, ohne feste Personalkosten.
Gemäß Art. 37 Abs. 1 DSGVO sind bestimmte Unternehmen verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen – insbesondere wenn die Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung personenbezogener Daten besteht oder besondere Kategorien gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet werden. Nach § 38 BDSG gilt diese Pflicht in Deutschland zusätzlich ab 20 Personen, die regelmäßig mit automatisierter Verarbeitung befasst sind.
Typische Situationen, in denen sich ein externer DSB lohnt:
- E-Commerce-Unternehmen mit Kundendaten
- Beratungsunternehmen mit Mandantendaten
- Arztpraxen und Gesundheitsdienstleister
- Agenturen, die Kundendaten verarbeiten
- Unternehmen mit Mitarbeiterdaten und HR-Software
Kosten und Preise: Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten hängen von Unternehmensgröße, Branche und Verarbeitungsumfang ab. Typische Preisspannen auf dem deutschen Markt:
- Kleinunternehmen (bis 20 Mitarbeiter): 150–300 € pro Monat
- Mittelständische Unternehmen (20–100 Mitarbeiter): 300–600 € pro Monat
- Größere Unternehmen (über 100 Mitarbeiter): 600–1.500 € pro Monat
Diese Kosten decken in der Regel ab: Regelmäßige Beratungsgespräche, Überwachung der Datenschutz-Compliance, Mitarbeiterschulungen (auf Anfrage), Reaktion auf Datenpannen und Betroffenenanfragen sowie die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden.
Das Verwaltungsgericht Ansbach hat in seiner Entscheidung vom 22.02.2017 (Az. AN 14 K 16.01458) bestätigt, dass die Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten als notwendige Betriebsausgaben anerkannt werden – und dass das Unternehmen als Verantwortlicher die Verantwortung für die ordnungsgemäße Durchführung der Datenschutzaufgaben trägt, unabhängig davon, ob intern oder extern besetzt.
Einen direkten Vergleich der Kostenmodelle finden Sie in unserem Artikel Datenschutzbeauftragter Kosten: Preisübersicht für externe DSBs.
Externer vs. interner Datenschutzbeauftragter: Der direkte Vergleich
Unternehmen stehen oft vor der Entscheidung: Sollen wir einen Mitarbeiter intern zum DSB ausbilden oder einen externen Datenschutzbeauftragter beauftragen? Beide Varianten haben Vor- und Nachteile:
- Externer DSB: Höhere Fachkompetenz durch Spezialisierung, Unabhängigkeit vom Unternehmen, kein Kündigungsschutz-Problem nach § 38 Abs. 2 BDSG, planbare Kosten
- Interner DSB: Tiefes Unternehmenswissen, direkte Erreichbarkeit, geringere Kommunikationskosten – aber: erhöhter Schulungsaufwand, mögliche Interessenkonflikte, besonderer Kündigungsschutz
Mehr zum Thema interner vs. externer DSB lesen Sie in unserem Übersichtsartikel: Datenschutzbeauftragter: Aufgaben, Stellung und Pflichten nach DSGVO.
So bestellen Sie einen externen Datenschutzbeauftragten: Schritt für Schritt
Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten ist ein formaler Akt nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO. So gehen Sie vor:
- Prüfen Sie die Pflicht: Besteht für Ihr Unternehmen nach Art. 37 DSGVO oder § 38 BDSG eine Bestellungspflicht?
- Qualifikation prüfen: Der DSB muss über Fachwissen im Datenschutzrecht und in Datenschutzpraxis verfügen (Art. 37 Abs. 5 DSGVO)
- Bestellungsvertrag abschließen: Schriftlicher Dienstleistungsvertrag mit Aufgabenbeschreibung und Vertraulichkeitspflichten
- Aufsichtsbehörde informieren: Name und Kontaktdaten des DSB nach Art. 37 Abs. 7 DSGVO an die zuständige Datenschutzbehörde melden
- Intern bekanntmachen: Alle Mitarbeiter über den DSB und seine Kontaktdaten informieren (Art. 38 Abs. 4 DSGVO)
Den vollständigen Prozess mit Checkliste finden Sie in unserem Ratgeber: Datenschutzbeauftragter bestellen: Pflichten und Checkliste.
Häufige Fragen
Wann brauche ich zwingend einen externen Datenschutzbeauftragten?
Ein externer Datenschutzbeauftragter ist zwingend erforderlich, wenn Ihr Unternehmen nach Art. 37 Abs. 1 DSGVO oder § 38 BDSG zur Bestellung verpflichtet ist und intern keine geeignete, unabhängige Person zur Verfügung steht. Typische Pflichtfälle: Unternehmen mit 20+ Personen in der Datenverarbeitung, Krankenhäuser und Gesundheitsdienstleister, Kreditauskunfteien und Inkassounternehmen, Unternehmen mit umfangreicher Profilbildung.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter für kleine Unternehmen?
Für kleine Unternehmen (bis 20 Mitarbeiter) liegen die Kosten typischerweise zwischen 150 und 300 Euro pro Monat. In diesem Bereich erhalten Sie regelmäßige Beratung, Überwachung der Compliance und Unterstützung bei Datenpannen. Die genauen Kosten hängen von Branche und Verarbeitungsumfang ab.
Was ist der Unterschied zwischen internem und externem Datenschutzbeauftragten?
Der externe DSB ist ein Dienstleister von außen – unabhängig vom Unternehmen, spezialisiert auf Datenschutz und ohne Interessenkonflikt mit anderen Unternehmensfunktionen. Der interne DSB ist ein eigener Mitarbeiter, der zusätzlich die DSB-Funktion übernimmt – mit tiefem Unternehmenswissen, aber erhöhtem Weiterbildungsaufwand und möglichen Interessenkonflikten. Für die meisten KMU ist der externe DSB die praktischere Lösung.
Wie beauftrage ich einen externen Datenschutzbeauftragten rechtssicher?
Beauftragen Sie schriftlich per Dienstleistungsvertrag mit klarer Aufgabenbeschreibung nach Art. 37-39 DSGVO. Wichtig: Nach der Bestellung müssen Sie den DSB der zuständigen Aufsichtsbehörde melden (Art. 37 Abs. 7 DSGVO) und alle Mitarbeiter über seine Kontaktdaten informieren (Art. 38 Abs. 4 DSGVO).
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