Den richtigen Datenschutzbeauftragten auswählen und bestellen

Ein Datenschutzbeauftragter spielt eine entscheidende Rolle in deiner Datenschutz-Organisation und begleitet dein Unternehmen oft über viele Jahre. Mit der richtigen Wahl legst du den Grundstein für ein effektives Datenschutz-Management. Fehler bei der Auswahl und Bestellung können weitreichende Folgen haben.

Doch wie wählt man den richtigen Datenschutzbeauftragten aus, wann genau braucht man eigentlich einen Datenschutzbeauftragten (DSB)? Und wer kann oder darf diese Rolle übernehmen?

In diesem Beitrag erfährst du, wer gesetzlich verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragter zu bestellen und wer davon befreit ist. Du lernst die Unterschiede zwischen einem internen und einem externen Datenschutzbeauftragten kennen und bekommst einen Überblick über die rechtlichen Anforderungen, die typischen Kosten sowie die Risiken, die eine fehlerhafte Auswahl oder unzureichende Betreuung mit sich bringen kann.

Egal, ob du als Unternehmer, Vereinsvorstand oder IT-Verantwortlicher nach Orientierung suchst, dieser Leitfaden liefert dir das nötige Wissen, um beim Thema Datenschutz auf der sicheren Seite zu stehen.

 

Wer benötigt einen Datenschutzbeauftragten?

Ob ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten benennen muss, regeln sowohl die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) als auch § 38 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die wichtigste Schwelle: Wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, besteht eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

Doch Achtung: Auch unterhalb dieser 20-Personen-Grenze kann eine Verpflichtung bestehen – insbesondere dann, wenn branchenspezifisch sensible Daten verarbeitet werden. Das betrifft zum Beispiel:

• • Gesundheitsdaten in Arztpraxen, Physiotherapien oder Pflegediensten

• • Scoring-Verfahren in der Finanz- oder Kreditwirtschaft

• • Videoüberwachung im Einzelhandel oder auf Betriebsgeländen

In solchen Fällen wird ein Datenschutzbeauftragter bereits bei deutlich kleineren Teams erforderlich, also unabhängig von der Unternehmensgröße.

Keine Pflicht besteht in der Regel für Kleinstunternehmen oder Solo-Selbstständige, sofern diese keine umfangreichen personenbezogenen Daten verarbeiten. Ein Beispiel: Ein freiberuflicher Webdesigner, der ausschließlich mit Firmenkunden arbeitet und keine sensiblen personenbezogenen Daten verarbeitet, benötigt meist keinen Datenschutzbeauftragten.

Wichtig ist: Wer trotz gesetzlicher Verpflichtung keinen Datenschutzbeauftragten benennt, handelt ordnungswidrig und riskiert hohe Bußgelder. Daher sollte frühzeitig geprüft werden, ob eine Pflicht besteht, idealerweise mit professioneller Beratung oder einer standardisierten Selbsteinschätzung.

Tiefergehende Informationen zu diesem Thema findest du in unserem Beitrag „Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?“

Datenschutzbeauftragte für kleine Unternehmen: Was gilt für Start-Ups, Kleinbetriebe und KMU?

Gerade Kleinstunternehmen und Start-ups stellen sich oft die Frage, ob sie überhaupt einen Datenschutzbeauftragten benötigen. Die gute Nachricht: In vielen Fällen besteht keine unmittelbare Verpflichtung – insbesondere dann nicht, wenn weniger als 20 Personen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Aber Vorsicht: Auch wenn keine formelle Pflicht zur Benennung besteht, entbindet das nicht von der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Schon die Verarbeitung von Kundendaten, Bewerberinformationen oder E-Mail-Adressen bedeutet: Sie unterliegen den Vorgaben der DSGVO – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Häufige Irrtümer kleiner Unternehmen – und die Risiken

Ein weitverbreiteter Irrtum: „Wir sind so klein, das betrifft uns nicht.“ Doch genau diese Annahme führt in der Praxis immer wieder zu Verstößen – ob durch fehlende Datenschutzerklärungen, unzulässige Newsletter-Anmeldungen oder ungesicherte Cloud-Dienste. Datenschutzverstöße können auch kleine Unternehmen teuer zu stehen kommen – Bußgelder und Reputationsschäden inklusive.

Zudem wird oft übersehen, dass auch externe Dienstleister, Tools und Hosting-Anbieter datenschutzrechtlich relevant sind. Wer hier keine klaren Verträge zur Auftragsverarbeitung abschließt, handelt fahrlässig.

Weitere Irrtümer über Datenschutz findest du in unserem Blog-Beitrag „10 Irrtümer über Datenschutz, die fast jedes Unternehmen glaubt“.

Praxisnahe Lösungen für kleine Unternehmen

Datenschutz muss kein bürokratischer Kraftakt sein – auch nicht für kleine Betriebe. Wer keine interne Fachkraft benennen kann oder will, hat die Möglichkeit, einen externen Datenschutzbeauftragten zu beauftragen. Diese Lösung ist nicht nur effizient, sondern oft auch kostengünstiger als eine interne Schulung oder Neueinstellung.

Vorteile externer Datenschutzbeauftragter:

• • Klare rechtliche Absicherung

• • Flexible Kostenstruktur, keine Fixgehälter

• • Zugang zu aktuellem Fachwissen und Erfahrung

Gerade für Start-ups und wachsende Unternehmen bietet sich das Modell „Datenschutz-as-a-Service“ an – skalierbar, rechtssicher und praxisnah.

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Wann benötigt man einen Datenschutzbeauftragten?

Neben der reinen Mitarbeiteranzahl spielen auch Art und Umfang der Datenverarbeitung eine zentrale Rolle bei der Frage, ob ein Datenschutzbeauftragter erforderlich ist. Laut DSGVO und BDSG ist eine Benennung nicht nur dann verpflichtend, wenn viele Personen mit Daten arbeiten, sondern auch, wenn die Verarbeitung Teil des Kerngeschäfts ist – etwa bei Onlineshops, Personalvermittlungen oder IT-Dienstleistern. Besonders relevant wird die Pflicht zudem, wenn besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, etwa Gesundheitsdaten, biometrische Merkmale oder Informationen zur ethnischen Herkunft.

Auch die Regelmäßigkeit und der Umfang der Datenverarbeitung sind entscheidend: Wer dauerhaft, systematisch und in größerem Maßstab personenbezogene Daten erhebt, speichert oder auswertet, bewegt sich schnell in einem risikobehafteten Bereich – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Die DSGVO verlangt in solchen Fällen eine eigenverantwortliche Risikobewertung. Unternehmen müssen selbst einschätzen, ob ihre Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellt. Eine solche Bewertung sollte dokumentiert und regelmäßig überprüft werden. Wer hier zu nachlässig agiert oder den Aufwand unterschätzt, riskiert bei einer Kontrolle empfindliche Konsequenzen – selbst bei vermeintlich „kleinen“ Datenmengen.

Schulungen, Fortbildungen und Anbieter im Datenschutz

Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess – entsprechend wichtig sind regelmäßige Schulungen und Fortbildungen. Unternehmen sind laut DSGVO verpflichtet, ihre Mitarbeitenden im Umgang mit personenbezogenen Daten zu schulen – und das nicht nur bei der Einführung, sondern in regelmäßigen Abständen. Das gilt insbesondere dann, wenn neue Tools, Prozesse oder gesetzliche Anforderungen hinzukommen.

Auch für Datenschutzbeauftragte selbst besteht eine Fortbildungspflicht. Die DSGVO verlangt, dass sie ihr Fachwissen stets aktuell halten und sich laufend über rechtliche und technische Entwicklungen informieren. Wer hier nicht Schritt hält, riskiert nicht nur fachliche Fehler, sondern auch persönliche Haftung.

Für Unternehmen gibt es heute eine Vielzahl an Schulungsformaten – von kompakten Online-Modulen über interaktive Workshops bis hin zu branchenspezifischen Präsenzveranstaltungen. Besonders empfehlenswert: Unsere // PRIMA Schulungen, die praxisnahe und zielgruppengerechte Inhalte bieten – sowohl für Mitarbeitende als auch für Datenschutzverantwortliche.

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Unterschied zwischen internen und externen Datenschutzbeauftragten

Unternehmen haben grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Sie können entweder einen internen Datenschutzbeauftragten aus den eigenen Reihen benennen oder auf einen externen Dienstleister zurückgreifen. Wichtig zu wissen: Auch ein externer Datenschutzbeauftragter, der fest für ein Unternehmen tätig ist, gilt rechtlich als interner Funktionsträger – mit allen damit verbundenen Rechten und Pflichten.

Ein interner Datenschutzbeauftragter kann sinnvoll sein, wenn im Unternehmen bereits entsprechendes Fachwissen und Kapazität vorhanden sind – etwa in größeren Organisationen mit eigener Rechtsabteilung oder IT-Sicherheitsexpertise. Zu beachten ist jedoch, dass interne Datenschutzbeauftragter besonderen Kündigungsschutz genießen und in Interessenkonflikten (z. B. bei gleichzeitiger Führungsfunktion) nicht eingesetzt werden dürfen.

Viele kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich daher bewusst für einen externen Datenschutzbeauftragten. Die Vorteile dafür sind insbesondere:

• • Aktuelles Fachwissen durch Spezialisierung

• • Unabhängigkeit von internen Strukturen

• • Flexibilität bei Aufwand und Umfang, kein Kündigungsschutz, Wechsel zu anderen ext. Datenschutzbeauftragten relativ einfach möglich

• • Keine zusätzlichen Schulungskosten oder personelle Bindung

• • Überschaubare Kosten

• • Entlastung interner Ressourcen und klare Zuständigkeiten

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist dann besonders sinnvoll, wenn kein Datenschutz-Experte im Haus ist oder der Aufwand für eine interne Lösung unverhältnismäßig hoch wäre. So bleibt Ihr Unternehmen rechtlich auf der sicheren Seite – ohne sich personell zu überlasten.

Die Entscheidung, ob intern oder extern, liegt beim Verantwortlichen (also dem Unternehmen oder der Organisation), solange die Person geeignet und unabhängig ist.

Wann ist ein externen Datenschutzbeauftragter notwendig?

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist eine außerhalb des Unternehmens stehende Fachkraft oder Dienstleister, der Organisationen dabei unterstützt, die Anforderungen der DSGVO sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) rechtssicher umzusetzen. Zu seinen zentralen Aufgaben zählen die datenschutzrechtliche Beratung, die Kontrolle interner Prozesse im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und internen Ansprechpartnern.

Im Unterschied zu internen Datenschutzbeauftragten ist ein externer Datenschutzbeauftragter nicht Teil des Unternehmenspersonals, sondern bringt seine Expertise unabhängig und objektiv von außen ein. Wenn man mit der Leistung unzufrieden ist, kündigt man den Vertrag und bestellt den nächsten. Das sorgt für maximale Flexibilität.

Kurz gefasst: Externe Datenschutzbeauftragte helfen Unternehmen dabei, Datenschutz als strategisches Thema zu begreifen – nicht nur zur Vermeidung von Bußgeldern, sondern als Beitrag zu Transparenz, Compliance und Vertrauen gegenüber Kunden und Mitarbeitenden.

Einige Landesgesetze oder Datenschutzaufsichtsbehörden (z. B. in Nordrhein-Westfalen, Hessen oder Berlin) geben in bestimmten Fällen konkrete Hinweise oder Empfehlungen, wann ein externer Datenschutzbeauftragter praktikabler oder aus Sicht der Behörde wünschenswert ist – etwa bei:

• • kleinen Trägern im sozialen Bereich

• • medizinischen Einrichtungen ohne internes Know-how

• • ehrenamtlich geführten Organisationen

Das ist jedoch keine rechtliche Verpflichtung, sondern eher eine praktisch motivierte Empfehlung, weil z. B. Interessenkonflikte bei internen Datenschutzbeauftragten schwer zu vermeiden sind oder häufige Fehler beobachtet wurden.

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist niemals gesetzlich vorgeschrieben, aber oft die sinnvollere Lösung – besonders für kleinere Organisationen.

Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten kann bestehen – wer die Rolle übernimmt (intern oder extern), bleibt Ihnen überlassen, solange die fachlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Voraussetzungen und Qualifikationen eines Datenschutzbeauftragten

Die DSGVO schreibt keine bestimmte Ausbildung oder Berufsbezeichnung für Datenschutzbeauftragte vor. Stattdessen gelten zwei zentrale Anforderungen: ausreichende Fachkunde und persönliche Zuverlässigkeit. Das bedeutet: Ein Datenschutzbeauftragter muss sowohl über juristisches Grundverständnis im Datenschutzrecht als auch über technisches Know-how im Bereich IT-Sicherheit verfügen. Diese Qualifikationen können durch Schulungen, praktische Erfahrung oder Zertifizierungen nachgewiesen werden – eine formale Ausbildung ist nicht zwingend erforderlich.

Allerdings gibt es auch klare Ausschlusskriterien: Personen, die in einem Interessenkonflikt stehen, dürfen die Rolle nicht übernehmen. Dazu zählen typischerweise Geschäftsführer:innen, IT-Leitungen, Personalverantwortliche oder andere Positionen mit Entscheidungshoheit über die Datenverarbeitung. Denn Datenschutzbeauftragte müssen unabhängig und objektiv agieren – was bei diesen Rollen schwer sicherzustellen ist.

Unternehmen sollten daher sorgfältig prüfen, wer intern geeignet ist oder ob ein externer Datenschutzbeauftragter die bessere Lösung darstellt – nicht nur rechtlich, sondern auch im Sinne einer wirksamen Datenschutzstrategie.

Ausbildung und Zertifizierung eines Datenschutzbeauftragten

Auch wenn die DSGVO keine formale Ausbildung vorschreibt, erwarten Aufsichtsbehörden, dass Datenschutzbeauftragte über nachweisbare Fachkunde verfügen. Diese wird in der Praxis häufig durch anerkannte Zertifizierungen belegt. Zu den bekanntesten Anbietern zählen der TÜV, die Industrie- und Handelskammern (IHK), die DEKRA sowie spezialisierte private Datenschutz-Akademien.

Die Ausbildungsinhalte variieren je nach Anbieter, decken aber in der Regel folgende Themenbereiche ab:

• • Grundlagen der DSGVO und des BDSG

• • Rechte und Pflichten von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern

• • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

• • Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

• • Umgang mit Datenschutzverletzungen

• • Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und Betroffenen

• • Rolle und Aufgaben des Datenschutzbeauftragten im Unternehmen

Die Schulungen enden meist mit einer Prüfung und dem Erhalt eines Zertifikats, das die Fachkunde dokumentiert – ein wichtiger Nachweis gegenüber Behörden und Geschäftspartnern.

Ob als Vorbereitung für interne Datenschutzbeauftragte oder zur Einschätzung externer Anbieter: Eine anerkannte Zertifizierung ist ein starkes Qualitätsmerkmal und sollte bei der Auswahl nicht fehlen.

Anbieter	Zertifikat / Abschluss	Dauer	Format	Besonderheiten
TÜV	Zertifizierter Datenschutzbeauftragter (TÜV)	4–6 Tage	Präsenz oder Online	Hohe Anerkennung bei Unternehmen & Behörden
IHK	Datenschutzbeauftragter (IHK)	ca. 5 Tage	Präsenz (teilweise hybrid)	Praxisnah, IHK-zertifiziert
DEKRA	Fachkraft für Datenschutz (DEKRA-zertifiziert)	4–5 Tage	Online oder Präsenz	Prüfungsmodul separat buchbar
Bitkom Akademie	Datenschutzbeauftragter – Kompaktkurs	flexibel	Online	Speziell für digitale Geschäftsmodelle
Privatakademien	z. B. bei datenschutz cert, Akademie Herkert etc.	2–10 Tage	Unterschiedlich	Teilweise mit Spezialisierungen (z. B. KMU)

Rechtliche Grundlagen (DSGVO, BDSG)

Die zentrale gesetzliche Basis für die Benennung und Tätigkeit von Datenschutzbeauftragten bildet die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – insbesondere die Artikel 37, Artikel 38 und Artikel 39. Dort sind unter anderem die Voraussetzungen für die Benennung, die rechtliche Stellung im Unternehmen sowie die Kernaufgaben eines Datenschutzbeauftragten geregelt. Ergänzend dazu konkretisiert das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in § 38 die Regelungen speziell für Deutschland – etwa durch die sogenannte Schwellenwertregelung ab 20 regelmäßig datenverarbeitenden Personen.

Bestellung und Kündigung eines Datenschutzbeauftragten

Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist rechtlich klar geregelt: Sie muss in Schriftform erfolgen – entweder in Papierform oder elektronisch mit qualifizierter Signatur. Der Bestellvorgang sollte die Aufgabenbeschreibung, den Umfang der Tätigkeit (intern oder extern) und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten enthalten. Nach der Bestellung muss der oder die Datenschutzbeauftragte unverzüglich der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden – in der Regel online über ein Meldeportal.

Einmal bestellt, hat der Datenschutzbeauftragte in Deutschland einen besonderen Kündigungsschutz gemäß § 6 Abs. 4 BDSG: Eine ordentliche Kündigung ist ausgeschlossen. Die Abberufung ist nur bei Vorliegen eines wichtigen Grundes zulässig – etwa bei grober Pflichtverletzung oder dauerhaft fehlender Fachkunde. Dieser Schutz gilt auch für ein Jahr nach Abberufung, um die Unabhängigkeit der Funktion zu sichern.

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Mindestlaufzeit für die Tätigkeit eines Datenschutzbeauftragten. Dennoch empfiehlt sich eine Planungsdauer von mindestens zwei Jahren, insbesondere bei internen Datenschutzbeauftragten um Kontinuität und Fachaufbau zu gewährleisten. Wiederbestellungen oder ein Wechsel – etwa zwischen intern und extern – sind grundsätzlich möglich, sollten aber dokumentiert und erneut gemeldet werden.

Kosten eines Datenschutzbeauftragten

Die Kosten für einen Datenschutzbeauftragten variieren stark – je nachdem, ob die Funktion intern besetzt oder extern vergeben wird. Ein interner Datenschutzbeauftragter verursacht nicht nur Ausbildungskosten (meist zwischen 1.500 – 4.000 € für Zertifizierungslehrgänge), sondern erfordert auch regelmäßige Fortbildungen, technische Ausstattung und vor allem Zeitressourcen: Die Person muss teilweise oder vollständig von ihren bisherigen Aufgaben freigestellt werden – was indirekte Kosten in Form von Produktivitätsverlust oder zusätzlichem Personalaufwand bedeutet.

Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen wird flexibel beauftragt – häufig auf monatlicher Pauschalbasis (ca. 250 – 800 € je nach Unternehmensgröße) oder mit Tagessätzen (zwischen 700 – 1.200 €) bei projektbezogenem Einsatz. Die Vorteile: kein Schulungsaufwand, schnelle Verfügbarkeit, breites Fachwissen, mehr Flexibilität und keine internen Interessenkonflikte.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht lohnt sich ein externer Datenschutzbeauftragter oft für kleine und mittlere Unternehmen, die keine eigene Datenschutzabteilung aufbauen möchten und auf planbare, transparente Kosten setzen. Ein interner Datenschutzbeauftragter kann hingegen bei größeren Organisationen mit komplexen Datenschutzanforderungen sinnvoll sein – vor allem, wenn Know-how bereits vorhanden ist oder langfristig aufgebaut werden soll.

Pflichten des Datenschutzbeauftragten

Ein Datenschutzbeauftragter trägt maßgeblich dazu bei, dass ein Unternehmen die Anforderungen der DSGVO und des BDSG rechtskonform umsetzt. Zu den zentralen Aufgaben gehören die Überwachung der datenschutzrechtlichen Prozesse, die Beratung der Geschäftsführung sowie die Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden. Dabei geht es nicht nur um reine Theorie: Der Datenschutzbeauftragte prüft konkret, ob technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) wirksam sind und wo Nachbesserungen nötig werden.

Darüber hinaus fungiert der Datenschutzbeauftragte als zentrale Anlaufstelle – sowohl für interne Fragen von Mitarbeitenden als auch für externe Anliegen von Betroffenen oder Datenschutzbehörden. Besonders wichtig ist auch die Begleitung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) bei risikobehafteten Verarbeitungstätigkeiten.

Entscheidend ist die Unabhängigkeit der Funktion: Datenschutzbeauftragte sind nicht weisungsgebunden und berichten direkt an die Unternehmensleitung. Diese rechtlich geschützte Position sichert ihre Objektivität – und stellt sicher, dass Datenschutz nicht zur Formsache wird, sondern als kontinuierlicher Compliance-Prozess im Unternehmen verankert bleibt.

Berichtspflichten und Rechenschaftsablegung eines Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte unterliegen einer klaren Rechenschaftspflicht gegenüber der Unternehmensleitung. Sie müssen regelmäßig – meist jährlich – über den Stand der Datenschutz-Compliance, bestehende Risiken, durchgeführte Maßnahmen und geplante Verbesserungen berichten. Diese Berichtspflicht ist nicht optional, sondern Teil der Kontrollmechanismen nach Art. 5 Abs. 2 und Art. 39 DSGVO.

Zudem besteht eine umfassende Dokumentationspflicht: Der Datenschutzbeauftragte muss nachvollziehbar festhalten, wie das Unternehmen die datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt – von Schulungen und Verarbeitungstätigkeiten bis hin zu Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) und Anfragen betroffener Personen. Diese Nachweise sind essenziell, um im Fall einer Prüfung durch die Aufsichtsbehörden belegen zu können, dass Datenschutz ernst genommen und aktiv umgesetzt wird.

Als zentrale Schnittstelle zwischen Unternehmen und Behörden ist der Datenschutzbeauftragte auch für die Koordination von Prüfungen oder Stellungnahmen zuständig. Dabei gilt: Transparente Kommunikation und lückenlose Dokumentation stärken nicht nur die Rechtsposition des Unternehmens, sondern schaffen auch intern Vertrauen in den Datenschutzprozess.

Risiken des Datenschutzbeauftragten

Die Rolle des Datenschutzbeauftragten ist mit hoher Verantwortung verbunden – und birgt bei Fehlbesetzung oder Pflichtverletzungen auch Risiken. Zwar haften Datenschutzbeauftragte in der Regel nicht persönlich für DSGVO-Verstöße des Unternehmens, doch bei vorsätzlichem Fehlverhalten oder grober Fahrlässigkeit kann eine persönliche Haftung entstehen. Gerade deshalb ist eine fundierte Fachkunde und regelmäßige Weiterbildung unerlässlich.

Weitere Informationen zu der Haftung des Datenschutzbeauftragten findest du in unserem Blog-Beitrag „Haftung des Datenschutzbeauftragten: Was droht dem DSB?“

Ein oft unterschätztes Risiko liegt in Interessenkonflikten: Bestimmte Funktionen – etwa Geschäftsführung, IT-Leitung oder Personalverantwortung – sollten nicht gleichzeitig als Datenschutzbeauftragte fungieren. Andernfalls droht ein Compliance-Konflikt, da der oder die Beauftragte für den Datenschutz die eigene Arbeit nicht neutral überwachen kann. Die Aufsichtsbehörden bewerten solche Konstellationen kritisch – bis hin zur nachträglichen Aberkennung der Bestellung.

Auch für das Unternehmen selbst entstehen rechtliche und wirtschaftliche Risiken, wenn Datenschutzpflichten nicht erfüllt oder Datenschutzbeauftragte falsch oder gar nicht benannt werden: Abmahnungen, Bußgelder im sechsstelligen Bereich (bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes) sowie ein erheblicher Reputationsverlust im Falle von Datenpannen sind mögliche Konsequenzen. Umso wichtiger ist es, die Position nicht nur formal zu besetzen, sondern mit der nötigen Fachkompetenz und struktureller Unabhängigkeit auszustatten.

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