Neues Dokumenten-Approval-System
Mit unserem neuesten Update freuen wir uns, ein umfassendes Dokumenten-Approval-System vorstellen zu können, das den Workflow für unsere Nutzer erheblich verbessert. Hier sind die Highlights des Updates:
Aufgabenzuweisung
- Autor: Verantwortlich für das Ausfüllen des Dokuments
- Prüfer: Zuständig für die Überprüfung des Inhalts
- Freigeber: Hat die Aufgabe, das Dokument final zu genehmigen
Hinweiß: Alle zugewiesenen Personen haben Schreib- und Leserechte in dem Dokument.
Deadlines und Erinnerungen
Für jede Aufgabe kann eine Frist gesetzt werden. Zusätzlich lassen sich Erinnerungen einrichten, die die zugewiesenen Personen informieren, falls ihre Aufgaben noch nicht abgeschlossen sind.
Visuelle Indikatoren
Wenn ein Dokument eine aktive Aufgabe hat, wird die entsprechende Aufgabe nun durch ein kleines Icon neben dem Dokumentennamen angezeigt, sobald das Dokument geöffnet ist. Dies dient dazu, schnell zu erkennen, welche Aufgabe momentan bearbeitet wird.
Änderungshistorie
Es wird angezeigt, welche Version der zugewiesenen Person vorlag, als sie ihre Aufgabe abgeschlossen hat
Kommentarsektion
Jedes Dokument verfügt über eine Kommentarsektion, die es ermöglicht, Nachrichten zu verfassen, die von anderen Teammitgliedern eingesehen werden können.
Einstellungen
Für die "Owner" des Dokuments ist es jetzt möglich, die Notwendigkeit von Bestätigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren. (Ein Prüfer kann beispielsweise erst starten, wenn alle Autoren ihre Aufgaben abgeschlossen haben.)
Schulungsbereich
- Es kann nun explizit die Admin-Berechtigung für den Schulungsbereich vergeben werden, ohne dass die Person auch Unternehmens-Admin sein muss.
- Das rollenbasierte Berechtigungssystem umfasst auch alle Schulungsinhalte und Teilnehmer können in Gruppen zusammengefasst und eingeladen werden.
Weitere Features
- Premium-Kunden können einfacher neue Schulungen in ihre Instanzen importieren.
- Premium-Kunden können in den Einstellungen gesamte Bereiche (z.B. Datenschutzdokumentation) deaktivieren.
- Im "Export"-Tab von PRIMA-Dokumenten werden alle hochgeladenen Dateien in einer Übersicht angezeigt.
- Folgende Blueprints wurden überarbeitet und übersetzt:
- Antwortschreiben Betroffenenanfrage
- Dokumentation Betroffenenanfrage
- Checkliste für IT-Systeme (Datenschutz & IT-Sicherheit)
- Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA, einseitig)