PRIMA // CHANGELOG

Neues Feature: Rollouts

• Ab sofort können Benutzer Dateien hochladen oder wichtige Dokumente problemlos über PLANIT // PRIMA verschicken. Die Empfänger haben außerdem die Möglichkeit, den Erhalt der Dateien zu bestätigen, um sicherzustellen, dass die Informationen ordnungsgemäß erhalten und zur Kenntnis genommen wurden.

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• Geben Sie allgemeine Informationen wie den Namen und eine für die Empfänger sichtbare Beschreibung ein.
• Fügen Sie Dokumente hinzu oder laden Sie neue Dateien hoch.
• Geben Sie eine Liste der Empfänger an, die den Rollout erhalten sollen.
• Konfigurieren Sie automatische Erinnerungen, die per E-Mail verschickt werden sollen.
• Empfänger haben die Möglichkeit, Dateien direkt im Browser anzusehen und den Erhalt zu bestätigen.

Neues Feature: Anpassbare Spalten

• Erweiterung der konfigurierbaren Tabellen:
• Einführung benutzerdefinierter Spalten: Nutzer können jetzt eigene Spalten zu ihren Tabellen hinzufügen.
• Direkte Verknüpfung mit Dokumentinhalten: Inhalte aus Dokumenten können direkt mit den neuen Spalten verbunden werden, für einen schnelleren Überblick über wichtige Informationen ohne die Notwendigkeit, jedes Dokument einzeln zu öffnen.

• Verbesserungen bei Sortierung und Filterung:
• Erweiterte Sortieroptionen: Nutzer haben mehr Flexibilität beim Sortieren ihrer Tabelleneinträge, um schneller auf benötigte Informationen zuzugreifen.
• Verbesserte Filterfunktionen: Die Filtermöglichkeiten wurden erweitert, um eine effizientere Suche und Auswahl von Dokumenten zu ermöglichen.

• Ziel der Updates:
• Steigerung der Produktivität: Diese Neuerungen sollen den Arbeitsfluss und die Effizienz der Nutzer deutlich verbessern.
• Optimierung der Benutzerfreundlichkeit: Durch die neuen Funktionen wird die Handhabung unserer Anwendung intuitiver und benutzerfreundlicher.

Neuer Blueprint: Richtlinie zur Löschung und Sperrung personenbezogener Daten

Erstellen Sie nun mit nur einem Klick ihr gesamtes Löschkonzept. 

Der neue Blueprint enthält die Anlage "Löschfristen", deren Inhalt automatisch aus den Verarbeitungstätigkeiten generiert wird. Diese umfassen nun auch zusätzlich zu den Lösch- und Sperrfristen optional die Vorhalte- und Aufbewahrungsfristen. Es können außerdem in allen Feldern optionale Kommentartexte eingefügt werden.

Neues Feature: Direkter Zugriff und Suche in der DSGVO

Nutzer können nun die DSGVO direkt über die rechte Navigationsleiste erkunden und durchsuchen. Dieses Feature erleichtert das schnelle Auffinden relevanter Datenschutzinformationen, ohne die Benutzeroberfläche verlassen zu müssen.

In einigen Dokumenten sind nun Links integriert, die direkt zu den entsprechenden Gesetzestexten führen. Diese Verknüpfungen ermöglichen einen schnellen und direkten Zugang zu relevanten rechtlichen Informationen.

Wir freuen uns, die neuesten Verbesserungen in PLANIT // PRIMA vorstellen zu dürfen, die eine umfassendere und flexiblere Benutzererfahrung ermöglichen. Hier sind die Highlights der aktuellen Version:

Neue Funktion: Individuelle Tabellenansicht

• Erweiterte Spaltenauswahl: Benutzer haben nun die Möglichkeit, ihre Tabellenansicht mit einer Vielzahl neuer Spalten zu personalisieren, um die für sie relevanten Informationen hervorzuheben.
• Dynamische Spaltenerweiterung: Die Tabellenansicht kann jetzt individuell angepasst werden, indem eine eigene Einstellung über das Zahnrad am rechten oberen Rand der Tabelle angelegt werden kann. 
• Neue Filterfunktionen: Ein neues Filtersystem ermöglicht es Benutzern effizienter durch ihre Daten zu navigieren. Man kann präzise nach spezifischem Inhalt innerhalb der Tabelle filtern, was die Suche und Analyse von Daten deutlich vereinfacht.
  
  

  

  
  

Neue Funktion: Tagging

• Des Weiteren ist es möglich, in einem PRIMA-Ordner Tags anzulegen und diese mit einer Farbe zu versehen. Dies erleichtert die Organisation und das Wiederfinden von Informationen.

Neue Funktion: Ordnervorlagen

• Benutzer können Vorlagen für die Erstellung eines Prima-Ordners erstellen und diese mit Blueprints sowie dazugehörigen Dokumentenvorlagen verknüpfen.

Neue Funktion: Repositorys

PRIMA Dokumente arbeiten nun zusammen, sodass eingegebene Daten in anderen Dokumenten wiederverwendet werden können. Werden beispielsweise für eine Verarbeitungstätigkeit die Dokumente "Beschreibung nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO" und "Datenschutzfolgenabschätzung" angelegt, überschneiden sich viele Informationen und müssen doppelt eingegeben werden.  Ein anderes Beispiel wären angelegte Dienstleister, die in verschiedenen Verarbeitungstätigkeiten referenziert werden.

Mit den neuen Repositorys ist dies nicht mehr von Nöten. Wir haben eine zentrale Datenbank für alle Daten geschaffen, die in dieser Art von mehreren Dokumenten referenziert werden können. Es können damit z.B. auch Listen von IT-Systemen oder beliebigen anderen Datenobjekten angelegt, importiert und exportiert werden.

Für diese erste Veröffentlichung sind in PRIMA vier Repositorys voreingestellt: Datenkategorien, Datenarten, Fristen und Auslösendes Ereignis. Diese sind mit allen "Beschreibung nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO"-Dokumenten verknüpft und ersetzen die bisherigen Dropdown-Fragen. Nun können also eingestellte Informationen leicht wiederverwendet werden und sowohl Datenkategorien als auch optional alle Datenarten mit Lösch- und Sperrfristen (inkl. auslösendem Ereignis) angelegt werden. Diese werden dann auch dynamisch im Löschkonzept in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt.

Neue Funktion: Interaktive Datenschutz-Roadmap

Wir freuen uns, eine neue Funktion in PLANIT // PRIMA vorstellen zu dürfen: Die Legal-Roadmap. Diese nimmt Sie von Anfang an mit an die Hand und zeigt Ihnen, welche Dokumente Sie erstellen müssen. Die Roadmap hat eine integrierte Statusverfolgung und ein neues Ribbon, welches aktiv wird, sobald Sie den Guide innerhalb Ihres Profils gestartet haben. Dieses an der oberen rechten Ecke verankerte Ribbon ermöglicht es Ihnen, die Roadmap mit einem Klick zu aktivieren. Sie dient als Leitlinie, die Ihre Fortschritte deutlich kennzeichnet und somit eine präzise Steuerung Ihres Datenschutzprojektes gewährleistet.

Neuerungen:

• Direkter Zugriff: In Ihrem Profil bietet der Bereich "Guides" einen sofortigen Überblick und Startpunkt für die Datenschutz-Roadmap.
• Visuelle Fortschrittanzeige: Offene und abgeschlossene Aufgaben werden klar differenziert, um den Überblick über Ihre Aktivitäten zu vereinfachen.
• Unterbrechungsfreies Arbeiten: Der Fortschritt Ihrer Arbeit wird nahtlos festgehalten und ermöglicht eine effiziente Wiederaufnahme unerledigter Aufgaben.

Nutzen Sie diese Roadmap, um Ihr Datenschutzmanagement zu prüfen, anzupassen und fortlaufend zu verbessern. Beginnen Sie jetzt, indem Sie den Guide über Ihr Profil starten.

Neuer Blueprint: Pre-Check Tool-Einführung

Neues Dokumenten-Approval-System

Mit unserem neuesten Update freuen wir uns, ein umfassendes Dokumenten-Approval-System vorstellen zu können, das den Workflow für unsere Nutzer erheblich verbessert. Hier sind die Highlights des Updates:

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Aufgabenzuweisung

1.  Autor: Verantwortlich für das Ausfüllen des Dokuments
2.  Prüfer: Zuständig für die Überprüfung des Inhalts
3.  Freigeber: Hat die Aufgabe, das Dokument final zu genehmigen

Hinweiß: Alle zugewiesenen Personen haben Schreib- und Leserechte in dem Dokument.

Deadlines und Erinnerungen

Für jede Aufgabe kann eine Frist gesetzt werden. Zusätzlich lassen sich Erinnerungen einrichten, die die zugewiesenen Personen informieren, falls ihre Aufgaben noch nicht abgeschlossen sind.

Visuelle Indikatoren

Wenn ein Dokument eine aktive Aufgabe hat, wird die entsprechende Aufgabe nun durch ein kleines Icon neben dem Dokumentennamen angezeigt, sobald das Dokument geöffnet ist. Dies dient dazu, schnell zu erkennen, welche Aufgabe momentan bearbeitet wird.

Änderungshistorie

Es wird angezeigt, welche Version der zugewiesenen Person vorlag, als sie ihre Aufgabe abgeschlossen hat

Kommentarsektion

Jedes Dokument verfügt über eine Kommentarsektion, die es ermöglicht, Nachrichten zu verfassen, die von anderen Teammitgliedern eingesehen werden können.

Einstellungen

Für die "Owner" des Dokuments ist es jetzt möglich, die Notwendigkeit von Bestätigungen zu aktivieren oder zu deaktivieren. (Ein Prüfer kann beispielsweise erst starten, wenn alle Autoren ihre Aufgaben abgeschlossen haben.)

Schulungsbereich

• Es kann nun explizit die Admin-Berechtigung für den Schulungsbereich vergeben werden, ohne dass die Person auch Unternehmens-Admin sein muss.
  
• Das rollenbasierte Berechtigungssystem umfasst auch alle Schulungsinhalte und Teilnehmer können in Gruppen zusammengefasst und eingeladen werden.

Weitere Features

• Premium-Kunden können einfacher neue Schulungen in ihre Instanzen importieren.
  
• Premium-Kunden können in den Einstellungen gesamte Bereiche (z.B. Datenschutzdokumentation) deaktivieren.
• Im "Export"-Tab von PRIMA-Dokumenten werden alle hochgeladenen Dateien in einer Übersicht angezeigt.
• Folgende Blueprints wurden überarbeitet und übersetzt:
  • Antwortschreiben Betroffenenanfrage
  • Dokumentation Betroffenenanfrage
  • Checkliste für IT-Systeme (Datenschutz & IT-Sicherheit)
  • Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA, einseitig)

Neues Menü der Datenschutzdokumentation

Für uns stand im Vordergrund: Einfacher, besser und schneller. Bei der neuen Menüstruktur im Bereich Datenschutzdokumentation haben wir die Übersichtlichkeit verbessert. Anstelle der sehr detaillierten Baumansicht werden nun die Kategorien gruppiert dargestellt. Damit man die Orientierung nicht verliert, kann man sowohl in der Überschrift als auch auf der markierten Fläche sehen, wo man sich gerade befindet.

Dashboard der Datenschutzdokumentation

Endlich hat nun auch der Bereich Datenschutzdokumentation sein eigenes Dashboard erhalten. Hier werden die neuesten, zuletzt bearbeiteten und zu aktualisierenden Dokumente übersichtlich dargestellt. Bereichs-Admins sehen außerdem weitere Statistiken zur Gesamtübersicht.

Dynamische Dokumente: Löschfristen

Dieses Update bringt die erste Ausbaustufe eines neuen Systems mit sich. Mit diesem System können nun Dokumentendaten aus anderen Dokumenten referenziert werden. Als Proof-of-Concent veröffentlichen wir eine Vorschau-Version des Blueprints "Löschfristen", der z.B. als Anlage zum Löschkonzept verwendet werden kann. In diesem Dokument werden dann automatisch alle schon vorhandenen Lösch- und Sperrfristen, sowie die Datenkategorien und -arten aus dem Verfahrensverzeichnis aggregiert - natürlich komplett kompatibel mit unserem Versionierungssystem.

Neue Blueprints

Ab jetzt für alle White-Label-Kunden freigeschaltet:

• Datentransfer-Folgenabschätzung (neue Version)
• Betroffenenanfrage an EU-Vertreter
  
• Intensiv Check: Datensicherheit/TOM (nach BayLDA)
• Checkliste Prüfung AVV (deutsche Aufsichtsbehörden)
• TOM-Checkliste

Für alle Kunden wurden außerdem folgende Blueprints freigeschaltet:

• Antwortschreiben Betroffenenanfrage
• Behördenanfrage
  

Performance

An vielen Stellen war PRIMA noch nicht sehr gut optimiert, sodass gerade bei großen Datenmengen oder langen Blueprints lange Ladezeiten in Kauf genommen werden mussten. Das nervt nicht nur, sondern steht in direktem Widerspruch mit der Grundidee von PRIMA: Sich schnell und einfach um alles rund um den Datenschutz zu kümmern. Mit diesem Update haben wir eine grundlegende Überarbeitung des Blueprint- und Dokumenten-Systems veröffentlicht, das viele Bereiche automatisch sehr viel schneller macht. Außerdem haben wir uns darauf konzentriert, die Ladezeiten der Ordner- und Dokumentenansicht stark zu verbessern. Dies ist uns vor allem bei Ordnern zu spüren, die viele Unterordner und Dokumente beinhalten.

Drei für den Datenschutz

Datenschutz, aber wie? Mit unserem akutellen Angebot 3-in-1 Datenschutzpaket bekommt man alles, was man für das nötige Wissen sowie die Datenschutzdokumentation benötigt. Hierzu gehört eine PRIMA-Jahreslizenz (Datenschutz-Software), der DSGVO-Praxis-Kommentar (Freund, Schmidt, Heep, Roschek) sowie ein Online-Zugang bei der jurisAllianz. Nun können Sie ganz einfach in die Welt des Datenschutzes starten.

Hier geht es zum Angebot und weiteren Informationen.

Verbesserte Suche

Die globale Suche von PRIMA konnte bereits PRIMA-Dokumente, Blueprints, Schulungen, Ordner und Dateien finden. Nun sucht sie auch in Dokumenteninhalten, sodass Sie schnell und übersichtlich alle Stellen finden, an denen ein bestimmter Begriff vorkommt und Ihnen die Arbeit noch leichter macht.

Teilnehmerliste im Schulungsbereich

Die bisherige Teilnehmerliste wurde durch eine neue, strukturierte Liste ersetzt. Sie bleibt nun immer übersichtlich - unabhängig von der Anzahl der verfügbaren Schulungen. Mit der Suche und der Filterfunktion können Sie sich entweder eine allgemeine Übersicht verschaffen oder gezielt nach bestimmten Teilnehmern und/oder Schulungen suchen.

Eigene Vorlagen für PRIMA-Dokumente

Eine Erstellung von PRIMA-Dokumenten ist jetzt noch einfacher. Diese können im Anschluss in einer Dokumentenliste ausgewählt werden und als Basis für ein neues Dokument verwendet werden. So können Sie beispielsweise ein Dokument mit spezifischen Daten Ihres Unternehmens anlegen und müssen nicht mehr alle Daten erneut eingeben. Diese Option ist ab jetzt für Pro-Kunden in allen PRIMA-Dokumenten unter Einstellungen verfügbar.

Sonstige Verbesserungen

• Die neue öffentliche Seite für den Schulungsbereich gibt einen besseren Überblick über alle Funktionen und Inhalte.
• Die Dokumentenliste im Blueprint-Editor kann nun exportiert werden.
• Lizenz-Upgrades können jetzt direkt über die Benutzeroberfläche angefragt werden. Im nächsten Schritt werden wir die Möglichkeit schaffen, Upgrades auch direkt zu buchen.

Schulungsinhalte

• Eine neue interaktive Version der Schulung "Datenschutz in Deutschland" ist verfügbar.
• Die neuen Schulungen "Sicheres Verhalten bei Kundenterminen" und "Sicheres Arbeiten in der Offentlichkeit" sind ab sofort verfügbar.

Lizenzen

• Die neue Free-Lizenz wurde implementiert, sodass einige Bereiche von PRIMA nun komplett kostenlos verwendet werden können.
• In der Premium-Lizenz muss der Superadmin-Modus explizit eingeschaltet werden.
• Aktuelle Lizenzen und deren Features werden besser kommuniziert.
• Bisherige Lizenzen wurden in ihr neues Äquivalent umgewandelt.
• Die verschiedenen Lizenzen sowie deren Verlängerungen und Upgrades können nun in einem Formular angefragt werden.

Neue Features

• Das Design des Info-Centers wurde überarbeitet, ist übersichtlicher und hat ein einheitlicheres Aussehen.
• Eine erste Version der Support-Seite ist eingebaut und über den Hilfe-Button am unteren rechten Bildschirmrand erreichbar.
• Für die Intialisierung von Dokumenten-Blueprints können nun XLSX- oder CSV-Dateien mit Texten und Positionen der Fragen hochgeladen werden.
• Es können nun beliebige Einladungslinks generiert und mit bestimmten Berechtigungen versehen werden.

Bugfixes und Verbesserungen

• Zugewiesene Dokumente werden bei wiederholtem Besuchen der Profil-Dashboard-Seite korrekt angezeigt.
• Unternehmen, die nur als Gruppen fungieren, werden korrekt als solche anzeigt.
• Das Layout aller Dashboards wurde vereinfacht und ist nun immer zweispaltig.
• Alle Schritte der Touren, die durch PRIMAs User-Interface führen, warten nun korrekt, bis alle notwendigen Daten geladen wurden, bevor Elemente markiert werden.
• Das Zuschneide-Werkzeug beim Hochladen von Bildern ist nun viel größer und in einem eigenen Dialog-Fenster platziert.
• Bei Datei-Fragen können in PRIMA-Dokumenten nun mehrere Dateien auf einmal hochgeladen werden.
• SSO-Login-Versuche und -Fehlermeldungen werden besser dargestellt und kommuniziert.

Neuer Look der Profilübersicht

Passend zu den Unternehmens- und Schulungs-Dashboards hat jetzt auch die persönliche Übersichsseite einen neuen Anstrich bekommen. Existierende Inhalte werden nun übersichtlicher und ansprechender dargstellt und es wurde Platz für neue Funktionen geschaffen!

Guides

Egal ob Sie Datenschutzanfänger oder DSGVO-Profi sind: Um schnell zum gewünschten Ziel zu kommen, soll PLANIT // PRIMA Sie bestmöglich unterstützten. Um den verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden, haben wir ein neuen Guide-System implementiert, mit dem die allermeisten Prozesse kurz und einfach abgebildet werden können. Sowohl für die Datenschutzdokumentation, als auch für PRIMA-spezifische Funktionen!

Im ersten Schritt bietet PRIMA eine jeweils kurze und längere Tour durch das User Interface. Danach werden im Aufgaben-Bereich der Übersichtsseite die nächsten typischen Schritte angezeigt.

Dieses modulare System wird von PLANITs Datenschutzprofis mit Inhalten befüllt, damit Benutzer sich auf das Wesentliche konzentrieren und sie PRIMA die langweiligen Details überlassen können.

Login- und Registrierungsseite

Die neue Login- und Registrierungsseite wurde mit diesem Update veröffentlicht! Neben einem schönerem Aussehen ist sie nun übersichtlicher und wurde mit weiteren Seiten zum Annehmen von Einladungen vereinheitlicht. Auch haben wir die SSO-Integration intuitiver und einfacher gestaltet.

Rich-Text-Editor

PLANIT // PRIMA unterstützt schon seit langer Zeit die optionale Formatierung fast aller Inhalte. Z.B. können so auch Formatierungen aus Textverarbeitungsprogrammen direkt per Copy-and-paste-Funktion übernommen werden. Diese Funktion hat intern ein Format verwendet, dass zwar einfach zu benutzen ist, allerdings einige Einschränkungen aufweist. Wir sind nun endlich den Schritt gegangen und haben sämtliche Inhalte in ein besseres Format überführt sowie einen schlankeren und benutzerfreundlicheren Editor eingebaut. Probieren Sie ihn doch direkt beim Erstellen des nächsten PRIMA-Dokuments mal aus!

Blueprint-Editor

Alle Benutzer, die eine Pro-Lizenz besitzen (früher Standard-Lizenz), haben bei PLANIT // PRIMA Zugriff auf den Blueprint-Editor, um eigene PRIMA-Dokumente erstellen zu können. Wir haben ihn generalüberholt und ihm einen Anstrich spendiert. Insbesondere haben wir viel Wert auf die Performance und Übersichtlichkeit gelegt, was gerade bei großen Dokumenten mit sehr vielen Inhalten eine wichtige Rolle spielt.

Global verfügbare Platzhalter in Blueprints

Um den Inhalt einer beantworteten Frage in einem generierten Dokument oder Vertrag automatisch zu übernehmen können beliebige Platzhalter hinterlegt werden. Ab sofort sind außerdem voreingestellte Platzhalter hinterlegt, die genauso an jeder Stelle benutzt werden können.

Schulungsbereich

Nachdem der Unternehmensbereich letzten Monat ein neues Dashboard erhalten hat, ist nun der Schulungsbereich an der Reihe. Hier sind ab sofort alle eigenen Schulungen sichtbar. Mit Adminrechten sind nun außerdem eine kurze Statistik und eine verbesserte Liste aller Schulungen enthalten. Das Laden dieser Informationen wurde optimiert, sodass diese nun selbst bei vielen hunderten Teilnehmern schnell verfügbar sind. Ab jetzt kann auch die Sichtbarkeit einzelner Schulungen innerhalb des Unternehmens eingestellt werden.

Verbesserte Darstellung auf kleinen Bildschirmen

Das letzte Update hat den ersten neuen Guide erhalten, der neue Benutzer durch die wichtigsten Funktionen von PRIMA führen soll. Gleichzeitig stellt dieser den Testlauf für viele weiter Guides dar, die übliche Arbeitsabläufe und Hilfen abbilden sollen. Zusätzlich zur immer präsenten Navigation an dem linken Bildschirmrand werden diese Guides an dem rechten Rand platziert. Auf kleineren Notebooks, Tables oder Smartphones ist dann allerdings oft nicht mehr genug Platz übrig, um den Inhalt gut darstellen zu können. PRIMA erkennt dies nun und versteckt die beiden Bereiche. Sie können dann, wie bei viele anderen mobilen Anwendungen, bei Bedarf aufgeklappt werden.

Weitere Verbesserungen

Neben vielen kleinen Verbesserungen und Bugfixes möchten wir die wichtigsten Neuerungen von PLANIT // PRIMA präsentieren! Vielen Dank an alle Personen, die uns wertvolles Feedback geben. PRIMA wird jeden Tag ein Stückchen besser und wir freuen uns, diese Fortschritte mit Ihnen zu teilen!

Unternehmens-Dashboard

Eines der großen neuen Features von PLANIT // PRIMA ist die neue Übersichtsseite für Unternehmen. Neben den wichtigsten Zahlen für die Gesellschaft selbst und die Bereiche Datenschutzmanagement und Schulungen zeigt sie anstehende Aufgaben und die neuesten Dokumente auf einen Blick. Außerdem sind Schulungsstatistiken in einem Diagramm und einer Tabelle übersichtlich dargestellt. In den nächstes PRIMA-Updates wird das Dashboard stetig erweitert und relevante Informationen auch auf neuen Übersichtsseiten für die Bereiche Profil, Datenschutzdokumentation und Schulungen zur Verfügung gestellt.

Schulungsangebot

PLANIT // PRIMA unterstützt Schulungen in alle Größen, Formen und Farben. Bisher war das Angebot an eigenen Schulungsinhalten allerdings recht überschaubar. Dies ändert sich nun in Form einer neuen Marktplatzseite, die eine Übersicht über alle neuen verfügbaren Schulungen gibt. Diese können kostenlos ausprobiert werden und auf individuelle Bedürfnisse zugeschnitten gebucht werden. Weiterhin werden natürlich auch vorhandene eigene Schulungen unterstützt. Ist ein bestimmtes Thema nicht dabei oder wünschen Sie sich eine maßgeschneiderte Schulung? Melden Sie sich gerne bei uns.

Demo-Accounts und Guides

Alle Funktionen der Basic-Lizenz können jetzt mit einem Demo-Account ausprobiert werden. Außerdem haben wir ein System für Guides implementiert, die einen durch unterschiedliche Vorgänge begleiten. Mit kommenden Updates werden wir damit Themen von "Unternehmen anlegen" über "Schulungen buchen" und "Datenschutdokumentation anlegen" bis zu fortgeschrittenen Prozessen, wie Datenschutzvorfällen oder Dienstleistermanagement einfacher undf schneller zugänglich machen.
Registrieren Sie Ihren Demo-Account

Benachrichtigungen

PRIMA-Dokumente können schon jetzt bereits Personen zur Bearbeitung zugewiesen und mit einer Deadline versetzt werden. Denken die Personen nicht rechtzeitig an die Bearbeitung, werden nun Erinnerungs-E-Mails versendet. Diese Funktion stellt die Grundlage für ein geplantes System dar, mit dem erweitere Prüf- und Zulassungsprozesse abgebildet werden können. Welche Benachrichtigungen wann und an wen verschickt werden, wird detailiert einstellbar sein.

Design und Aufbau

PLANIT // PRIMAs bisheriges Design hat an vielen Stellen von den Inhalten abgelenkt und die angestrebte Einheitlichkeit blieb manchmal auch auf der Strecke. Mit diesen Problemen im Hinterkopf bekommt PRIMA nun ein komplett neues Design, dass die Benutzung übersichtlicher und einfacher gestaltet. Gleichzeitig wurde die primäre Navigation intern generalüberholt. Viele Seiten laden nun wesentlich schneller - vor allem, wenn sehr viele Ordner und PRIMA-Dokumente vorhanden sind. Generell fällt außerdem sofort auf, dass PRIMA auf Inhalte in "Cards" verzichtet und eine flache und minimalistische Darstellung anstrebt.

Trennung der Bereiche

Der Menübaum an der linken Seite enthielt bisher an oberster Ebene immer das aktuelle Unternehmen und die obersten Bereche (Datenschutzdokumentation, Schulungen, etc.). Die gerade nicht geöffneten Unternehmen und Bereiche haben sehr viel Platz eingenommen, was PRIMA nun durch eine neue Unternehmensauswahl in der oberen Menüleiste und eine Bereichsauswahl im Menü links unten umsetzt. Der gewonnene Platz wird zusätzlich effizienter genutzt.

Rollen-basiertes Berechtigungssystem

Wie im letzten Eintrag schon angekündigt freuen wir uns, das neue Rollen-basiertes Berechtigungssystem heute freizuschalten.
Zugriffberechtigungen für gesamte Bereiche (z.B. Datenschutzdokumenation) und einzelne Ressourcen (PRIMA-Dokumente, Dateien) sowie Unternehmensberechtigungen (z.B. Unternehmensadmin) werden über Rollen abgebildet. Dies vereinheitlicht das Berechtigungssystem und hat außerdem den Vorteil, dass Berechtigungen für mehrere Benutzer bzw. Ressourcen gruppiert erteilt werden können. Bisher konnte dies nur für einen Benutzer auf einmal eingestellt werden.

Superadmin-Rechte

Wenn Sie eine eigene PRIMA-Instanz verwalten, können Benutzer die Superadmin-Rechte erhalten, um Komplettzugriff auf alle Inhalte zu bekommen. Zur Sicherheit und Fehlervermeidung ist die Vergabe nur durch die Bestätigung von 2 weiteren Superadmins möglich.

PRIMA-Lizenzen

Trotz des ironischen Datums freuen wir uns, endlich mehrere Features zu veröffentlichen, die es ermöglichen, PRIMA noch weiter zu anzupassen, als es bisher schon möglich war. Ab sofort sind alle Unternehmen an eine Lizenz geknüpft. Neue Unternehmen können nun in der Lizenz-Übersicht erstellt werden.

Die kleinste Lizenz, die allen bisherigen PRIMA-Nutzern automatisch zur Verfügung gestellt wird, heißt "Basic" und enthält alle bisherigen Funktionen. Dazu schalten wir eine Vorschau für ein neues, Rollen-basiertes Berechtigungssystem frei, das aktuell noch parallel zu den Einstellungen in der Personenliste läuft, in den nächsten Wochen aber vervollständigt wird.

Neu ist die "Standard"-Lizenz, mit der eigene Blueprints erstellt und verwaltet werden können. Außerdem können von PLANIT//LEGAL veröffentlichte Blueprints kopiert und angepasst werden. Passt die bisher vorgegebene Menü-Struktur der Datenschutzdokumentation nicht zu Ihrem Unternehmen? Ab jetzt kann diese optional auch pro Lizenz unterschiedlich eingestellt werden.

Für alle Nutzer, die z.B. ihre Mandanten selbst in PRIMA verwalten oder eine komplett separate PRIMA-Instanz mit eigener Domain betreiben wollen, bieten wir die "Professional"-Lizenzen an.

Bei Fragen zu den neuen Lizenzen und Funktionen, melden Sie sich gerne bei mail@planit.legal.

Was seit dem letzten Update noch passiert ist

Auch wenn seit dem letzten Changelog-Eintrag schon eine Weile vergangen ist, stand PRIMAs Entwicklung niemals still. Neben vielen Bug-Fixes und kleinen Verbesserungen, haben wir vor allem an weiteren Inhalten und Funktionen in Vorbereitung für die Lizenz-Features gearbeitet. Der bisher nur intern genutzte Blueprint-Editor hat inzwischen einen sehr mächtigen Funktionsumfang, um möglichst viele verschiedene Dokumentenarten abbilden zu können. Dazu gehören z.B. Ergebnisse, die nach Ausfüllen eines Dokumentes angezeigt und als PDF- oder Word-Datei exportiert werden können und Bedindungen, die bestimmte Fragen oder Abschnitte, je nach Inhalt anderer Antworten, freischalten.

Ein gutes Beispiel für diese neuen Funktionen ist der Blueprint zum Erstellen von Standardvertragsklauseln, der im Menü unter "Verträge" zu finden ist. Mit der neuen "Standard"-Lizenz können Sie die umfassenden Inhalte, Ergebnisse und Bedingungen auch "unter der Haube" im Blueprint-Editor sehen und nachvollziehen.

Das allgegenwärtige Info-Center hat einen neuen Anstrich bekommen und technisch so angepasst, dass wir in Zukunft einfacher und schneller Inhalte hinzufügen können.

Nachdem eine Schulung erfolgreich abgeschlossen wurde, wird ein Zertifikatsdokument per E-Mail versendet und kann bei Bedarf auch separat heruntergeladen werden.

Personen in Unternehmen

Bisher war es in den Unternehmenseinstellungen nur möglich, einzelne Personen in vordefinierten Positionen einzutragen, deren Stammdaten anschließend in PRIMA-Dokumente übernommen werden konnten. Dieses System wurde erweitert, sodass jetzt mehrere Personen pro Typ hinterlegt werden können. Es können außerdem eigene Typen definiert werden.

Unternehmensgruppen

Nutzer, die in mindestens zwei Unternehmen Firmenadmin sind, können ab sofort Unternehmensgruppen selbst verwalten. Dazu kann in den allgemeinen Einstellungen die Muttergesellschaft eingetragen werden. An dieser Stelle können auch die Positionen aller Tochtergesellschaften des aktuellen Unternehmens angepasst werden.

Sonstiges

• Die Unternehmseinstellungen wurden in "Allgemein" und "Organisation" aufgeteilt.
• Benutzer, die eine Einladung erhalten haben, diese aber noch nicht akzeptiert haben, können trotzdem Berechtigungen und Zuweisungen innerhalb eines Unternehmens erhalten.
• Firmenadmins können selbst verwaltete Nutzerkonten (ohne E-Mail-Adresse) anlegen.
• Das Layout der Seite "Einladen / Hinzufügen" wurde überarbeitet.
• Die in Firmen hinterlegten Personen können einfacher und visuell ansprechender in PRIMA-Dokumenten eingetragen werden.
• Die Profilseite zeigt übersichtlicher, in welchen Unternehmen der eigene Benutzer welcher Rolle(n) besitzt.
• Viele Verbesserungen, Bugfixes und Aufrüstung des internen Deployment-Systems.

Dienstleistermanagement

Dienstleister können im Bereich Unternehmen -> Dienstleister verwaltet und in der Datenschutzdokumentation angelegt und verknüpft werden. Deren Stammdaten können dann in Prima-Dokumenten automatisch importiert werden.

Neue Fragetypen

• Datums- und Zeitspannen
• Benutzer-Verlinkung
• Externe Dateiverlinkung oder URL-Import
• Es können nun mehrere Dateien pro Frage hochgeladen oder verknüpft werden

Sonstiges

• Verschiedene Layout- und Designanpassungen
• Performance-Optimierungen (vor allem in Prima-Dokument -> Änderungen)

Neue Fragetypen

• Datum
• Land/Nation
• Kommentarfelder pro Antwort
• Intelligente Felder, die dynamisch Inhalte generieren oder vorgeben können

Dokumtenergebnisse

PRIMA-Dokumente können nun verschiedene Ergebnisse, z.B. Risiken oder Maßnahmentexte generieren. Diese werden übersichtlich auf einer neuen Unterseite "Ergebnisse" pro Dokument dargestellt. Ein neues Dokument "Grundlagen-Check: Datenschutz-Organisation", das die neuen Ergebnisse nutzt, ist im Ordner "Audit" verfügbar.

Sonstiges

• Button hinzugefügt, um eine gesamte Unternehmensgruppe inkl. aller Tochtergesellschaften in der Navigation auszuwählen
• Performance-Optimierung
• Bug-Fixes
• Changelog: Hier finden Sie zukünftig die wichtigsten Neuerungen von PLANIT//PRIMA auf einen Blick!