Unter einem Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO versteht man das Recht einer betroffenen Person, von einem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten, die sie betreffen, verarbeitet werden. Zudem hat die Person Anspruch auf umfassende Informationen über diese Datenverarbeitung.
Sie haben ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO erhalten und müssen jetzt antworten? Diese Vorlage enthält alle Pflichtangaben für eine rechtskonforme Antwort – damit Sie keine wichtigen Informationen vergessen. Zu beachten ist in jedem Fall die Einhaltung der Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO.
Gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO hat die betroffene Person das Recht auf Auskunft darüber, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und auf folgende Informationen: die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der verarbeiteten Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die geplante Speicherdauer, das Bestehen von Berichtigungs-, Löschungs-, Einschränkungs- und Widerspruchsrechten sowie das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.
Mehr zum allgemeinen Bearbeitungsprozess: Betroffenenanfrage DSGVO – Fristen, Prozess und Pflichten.
Musterschreiben: Vorlage für Auskunftsantwort
Dieses Musterschreiben können Sie als Grundlage verwenden. Passen Sie die Platzhalter ([…]) an Ihren konkreten Fall an:
Betreff: Antwort auf Ihr Auskunftsersuchen nach Art. 15 DSGVO – [Datum der Anfrage]
Sehr geehrte/r [Vor- und Nachname der betroffenen Person],
vielen Dank für Ihr Auskunftsersuchen vom [Datum]. Wir bestätigen den Eingang und teilen Ihnen folgendes mit:
1. BESTÄTIGUNG DER VERARBEITUNG
Wir verarbeiten folgende Sie betreffende personenbezogene Daten:
- [Datenkategorie 1, z.B. Stammdaten: Name, Adresse, E-Mail]
- [Datenkategorie 2, z.B. Vertragsdaten: Bestellungen, Rechnungen]
- [Weitere Kategorien]
2. ZWECK DER VERARBEITUNG
Die Daten werden verarbeitet für:
- [Zweck 1, z.B. Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO]
- [Zweck 2, z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO]
3. EMPFÄNGER
Die Daten werden weitergegeben an:
- [Empfänger 1, z.B. Steuerberater/in]
- [Oder: Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.]
4. SPEICHERDAUER
Wir speichern Ihre Daten:
- [Datenkategorie]: [Dauer, z.B. 10 Jahre gemäß handelsrechtlicher Aufbewahrungspflicht]
5. IHRE RECHTE
Sie haben das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO),
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Außerdem haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
6. BESCHWERDERECHT
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
7. KOPIE DER DATEN (Art. 15 Abs. 3 DSGVO)
[Entweder: Beiliegend übersenden wir Ihnen eine Kopie der verarbeiteten Daten.]
[Oder: Auf Ihren Wunsch stellen wir Ihnen eine Datenkopie zur Verfügung.]
Mit freundlichen Grüßen
[Verantwortliche Person / Datenschutzbeauftragter]
[Unternehmen]Pflichtangaben in der Auskunftsantwort
Art. 15 Abs. 1 DSGVO listet exakt, was in Ihrer Antwort enthalten sein muss:
- Bestätigung, ob Daten verarbeitet werden
- Verarbeitungszwecke
- Kategorien der Daten
- Empfänger (oder Kategorien)
- Geplante Speicherdauer oder Kriterien dafür
- Hinweis auf alle Betroffenenrechte (Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch)
- Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde
- Herkunft der Daten (falls nicht direkt erhoben)
- Existenz automatisierter Entscheidungsfindung (falls vorhanden)
Gemäß Art. 15 Abs. 3 DSGVO ist außerdem auf Verlangen eine Kopie der verarbeiteten Daten bereitzustellen. Eine zweite und weitere Kopien dürfen Sie kostenpflichtig machen.
Besondere Fallkonstellationen
Auskunft beim Arbeitgeber
Auch Mitarbeiter haben das volle Auskunftsrecht. Das LAG Baden-Württemberg hat in seinem Urteil vom 25.02.2021 (Az. 12 Sa 37/20) entschieden, dass Arbeitgeber auch E-Mail-Kommunikation im Auskunftsumfang zu berücksichtigen haben, sofern sie personenbezogene Daten des Arbeitnehmers enthalten.
Rechte Dritter schützen
Nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO darf das Recht auf Datenkopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. Wenn Ihre Daten auch Informationen über andere Personen enthalten, sind diese zu schwärzen.
Häufige Fragen
Wie viel Zeit habe ich für die Auskunft?
Art. 12 Abs. 3 DSGVO gibt Ihnen einen Monat ab Eingang der Anfrage. In komplexen oder zahlreichen Fällen können Sie auf drei Monate verlängern – müssen den Betroffenen aber innerhalb des ersten Monats über die Verlängerung informieren.
Muss ich eine Datenkopie mitschicken?
Ja – auf Verlangen nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO. Ohne expliziten Wunsch können Sie auch eine Zusammenfassung der verarbeiteten Daten übermitteln. Das OLG Köln (Az. 20 U 76/20) hat klargestellt, dass es ausreicht, wenn die Auskunft so konkret ist, dass der Betroffene seine Rechte effektiv ausüben kann.
Was ist zu tun, wenn die Auskunft teilweise verweigert werden muss?
Wenn Sie aus berechtigten Gründen (z. B. Schutz Dritter nach Art. 15 Abs. 4 DSGVO oder offenkundig unberechtigte Anfrage nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO) Teile der Auskunft verweigern, müssen Sie dies begründen und auf das Beschwerderecht hinweisen. Mehr dazu: Auskunft verweigern DSGVO.
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Was umfasst der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO?
Der Auskunftsanspruch umfasst alle personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden, einschließlich interner Vermerke und Korrespondenz (BGH VI ZR 576/19). Er ist weit auszulegen und schließt alle Formen verarbeiteter Daten ein (LG Düsseldorf 34 O 41/23).
Welche Daten muss ich als Kopie bereitstellen?
Die Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO beschränkt sich auf Unterlagen, die im Wesentlichen personenbezogene Daten enthalten. Eine pauschale Herausgabe aller Dokumente ist nicht erforderlich (BGH VI ZR 223/21).
Kann ich die Auskunft verweigern, wenn sie Rechte Dritter beeinträchtigt?
Ja, gemäß Art. 15 Abs. 4 DSGVO darf das Recht auf Datenkopie die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen. In solchen Fällen sind die betreffenden Informationen zu schwärzen.
Was passiert, wenn ich die Frist für die Auskunft nicht einhalte?
Die Nichteinhaltung der Monatsfrist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO kann zu Beschwerden bei Aufsichtsbehörden und möglichen Bußgeldern führen. Eine Fristverlängerung ist nur unter bestimmten Bedingungen möglich.
Habe ich ein Recht auf Löschung meiner Daten?
Ja, Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer Daten gemäß Art. 17 DSGVO, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind beispielsweise.
Weitere Informationen finden Sie auf dsgvo-gesetz.de, der Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) und im EUR-Lex.
Was ist der Zweck eines Musterschreibens zur Auskunft nach DSGVO?
Ein Musterschreiben dient dazu, eine standardisierte und rechtssichere Antwort auf eine Betroffenenanfrage gemäß Art. 15 DSGVO zu geben. Es stellt sicher, dass alle relevanten Informationen transparent und verständlich mitgeteilt werden.
Welche Rechte kann eine betroffene Person mit einer solchen Anfrage geltend machen?
Die betroffene Person kann primär ihr Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO geltend machen. Darüber hinaus können in der Anfrage auch Rechte wie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) oder das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) angesprochen werden.
Muss ich auf jede Anfrage antworten, auch wenn ich keine Daten der Person verarbeite?
Ja, Sie sind verpflichtet, auf jede Anfrage zu antworten. Wenn Sie keine Daten der anfragenden Person verarbeiten, müssen Sie dies in Ihrer Antwort klar und deutlich mitteilen, um Ihrer Auskunftspflicht nach Art. 15 DSGVO nachzukommen.
